Selon une étude réalisée par l’entreprise FUZE, les cadres consacreraient entre le tiers et la moitié de leur temps aux réunions. Plus déprimant encore, 67% de ces réunions seraient improductives. Comment remédier à cette situation ?
Vous n’en pouvez plus de toutes les réunions qui colonisent votre agenda ? Voici quelques conseils qui vous feront gagner un temps précieux.
1. Envoyer un ordre du jour
Préparez l’ordre du jour de la réunion. On doit y trouver: le nom des intervenants, l’objectif de la rencontre, les sujets abordés et le temps alloué à chacun d’eux. Lynn Sparapany Lewis, auteure du livre Comment tenir des réunions productives, suggère de le soumettre aux participants trois jours avant la réunion en leur envoyant une convocation qui comprendra la date, l’heure de début et de fin, le lieu, l’ordre du jour, la préparation (lectures, recherches ou tâches à accomplir avant la rencontre).
Astuce : utilisez un projecteur pour afficher l’ordre du jour durant la réunion. Quand on l’a sous les yeux, il est plus difficile d’en dévier !
2. Commencer et finir les réunions à l’heure
La réunion doit commencer à l’heure. Cela évite les distractions causées par l’arrivée des retardataires. Darrell Gehrt, vice-président chez CVENT, a instauré une règle qui fait en sorte que ses employés sont rarement en retard aux réunions, et pour cause: ceux qui le sont doivent chanter une chanson! Disons que comme incitatif à la ponctualité, on ne fait pas mieux…
Commencer à temps, c’est bien; finir à temps, c’est encore mieux. Non seulement vous aurez l’air organisée (ce que vous êtes !), mais en plus, vous faites preuve de respect envers vos collègues. Rappelez l’heure de fin dès le début de la réunion. Les gens en tiendront ainsi compte pour la durée de leur intervention.
Astuce: programmer une alarme signalant la fin de la réunion
3. Garder le focus
Ne dépassez pas une heure de réunion, et même, si c’est possible, optez pour 30 ou 45 minutes. Une réunion plus courte aide à focaliser sur l’essentiel. Afin d’éviter d’aller dans tous les sens, nommez une personne responsable de la réunion.
Elle sera chargée de présenter l’ordre du jour et de veiller à ce que tous ceux qui souhaitent s’exprimer puissent le faire, en limitant le temps de parole de certains si nécessaire. Elle devra donc garder la discussion centrée sur l’objectif principal de la réunion.
Astuce: pour éviter que de bonnes idées hors sujet ne se perdent, nommez quelqu’un qui s’occupera de les noter.
4. Fixer des règles… et s’y tenir
Pour des réunions réellement efficaces, suivez ces quelques règles. Il ne devrait jamais y avoir plus d’une personne qui parle à la fois et assurez-vous que les propos qui sont chuchotés autour de la table trouve écho dans la discussion.
Chacun doit respecter l’opinion des autres, même en cas de désaccord. Instaurez aussi un climat de confiance en proposant que ce qui est dit durant la réunion reste confidentiel. Ces règles d’or augmenteront assurément l’efficacité de vos réunions.
Astuce : faites inscrire ces règles dans toutes les salles de réunion de votre bureau.
5. Bannir les appareils électroniques
Cela semble un peu utopique ou même dictatorial, mais la concentration des participants sera optimale s’ils n’ont pas accès à leur appareil électronique pour le temps de la réunion. Celle-ci se déroule aussi beaucoup plus efficacement si personne n’est distrait par son profil Facebook !
Les dernières études neuroscientifiques indiquent que les notes prises à la main s’imprègnent aussi davantage dans le cerveau.
Astuce : demandez à ce que les appareils soient déposés dans un contenant prévu à cet effet avant chaque réunion. (La personne qui oublie d’éteindre son téléphone paie le café à la prochaine rencontre !)
Guillaume Rousseff
