Dans un monde VUCA, les entreprises s’accordent à dire que le développement des soft skills est aujourd’hui indispensable pour faire face aux transformations structurelles, organisationnelles, managériales et techniques.
Cependant, le travail d’identification des besoins en formation soft skills est loin d’être simple. Bien au contraire. Compte tenu du caractère intangible de ces compétences, il demande aux responsables formation et aux managers de repenser leur manière de procéder. Entrons dans le détail.
Faire remonter les besoins en formation soft skills, un exercice délicat
Rappelons que les soft skills sont des compétences comportementales, cognitives et émotionnelles. Si elles participent à l’atteinte des objectifs et à la résolution de problèmes, le lien de causalité est plus difficile à percevoir et à démontrer que pour les hard skills.
En effet, les hard skills sont des compétences techniques. Elles sont donc tangibles. Lorsqu’un collaborateur a, par exemple, pour mission d’établir une comptabilité exempte d’erreurs à ses clients, l’évaluation de ses compétences métiers est simple. L’écart entre les compétences acquises et les compétences requises est donc facilement mis en évidence. En revanche, lorsqu’il s’agit d’évaluer l’impact de sa capacité à gérer le stress sur le nombre de dossiers justes traités, c’est plus complexe.
Ce faisant, comment les managers peuvent-ils remonter les besoins en formation soft skills des collaborateurs ? Comment les responsables formation peuvent-ils déterminer les actions de formation prioritaires et les bonnes soft skills à développer ? Pour bien répondre à ces questions, il est nécessaire d’adopter une approche qui allie dialogue et technologie.
Le dialogue entre manager et collaborateur, une solution incontournable
Les soft skills sont par nature des compétences humaines. Pour rendre compte de la capacité d’adaptation des salariés, de leur créativité, de leur gestion des émotions ou de leur sens de la communication, les managers doivent adopter une posture d’observation, d’écoute et d’analyse des comportements.
Mais avant d’en arriver là, encore faut-il poser les bases d’un dialogue sain. Cela suppose de sensibiliser les salariés à la formation soft skills, car certains d’entre eux ne perçoivent pas l’intérêt de développer leur savoir-être contrairement aux savoir-faire. En effet, il n’est pas rare que les collaborateurs considèrent leur valeur sur le marché du travail à la lumière de leur hard skills et non de leur savoir-être.
Ensuite, en tant qu’intermédiaire entre la direction et les collaborateurs, les managers doivent incarner cette culture du dialogue en créant un climat de confiance et un espace sécurisé et ouvert à l’échange. L’enjeu est notamment d’encourager les salariés à s’exprimer et à identifier leurs besoins en formation. C’est un exercice qui demande de la patience et de la récurrence. Dès lors, bien que le CSE soit consulté une fois par an sur le plan de développement des compétences, il est conseillé de créer une culture du dialogue sur le sujet tout au long de l’année.
Comment ? Grâce à des entretiens individuels.
1/ L’entretien annuel d’évaluation
L’entretien annuel a pour but de faire le point sur les résultats individuels et la performance de l’année écoulée, et de définir les objectifs pour l’année prochaine. C’est au cours de cet entretien que manager et collaborateur discutent des besoins en développement des compétences, et notamment des soft skills.
2/ L’entretien individuel de performance
Au fil des mois, le collaborateur peut être confronté à de nouvelles difficultés, des situations inédites et challengeantes. En échangeant tous les trimestres, semestres ou tous les mois, le dialogue est plus fluide et riche. Le salarié est plus à l’aise et développe ses capacités introspectives.
Cette approche micro permet ainsi aux collaborateurs de prendre une part active dans leur développement. Les managers sont aussi plus à même d’identifier les besoins en formation soft skills qui sont urgents et importants.
3/ Le feedback 360
Et si vous élargissiez votre champ de vision pour identifier les besoins en formation soft skills ? Le feedback 360 est une pratique qui consiste à interroger l’ensemble des personnes qui collaborent avec vos salariés : clients, pairs, prestataires… Concrètement, ces dernières sont sollicitées pour donner leur avis sur la qualité de leur relation avec le collaborateur, ses compétences et soft skills.
C’est donc un moyen de mieux analyser ses points forts et ses points faibles. Vous pouvez ainsi identifier ses axes d’amélioration, ses attentes en matière de développement et de montée en compétences.
Les outils RH, un allié de taille pour faire remonter les besoins en formation soft skills
Quels sont les avantages à digitaliser le recueil des besoins en formation soft skills ?
Que faire des informations récoltées lors des entretiens individuels ? Comment les analyser de manière rapide et efficace ? Sur quels critères les responsables formation peuvent-ils élaborer le plan de développement des compétences et choisir les formations soft skills à déployer en priorité ?
Vous l’aurez compris : si le dialogue est nécessaire, il n’est pas suffisant. À partir d’un certain nombre d’effectifs, l’analyse des comptes rendus des entretiens individuels devient fastidieuse. Les outils comme Excel ou Google sheets ne permettent pas une lecture fluide des entretiens. Ce faisant, l’identification des besoins en formation soft skills est alors bâclée et approximative.
Fort heureusement, aujourd’hui des outils RH digitalisés facilitent l’exercice ! Parmi les avantages qu’ils offrent, on trouve :
- un gain de temps dans la lecture et l’analyse des entretiens
- une lecture précise et synthétique des besoins en soft skills (périodicité, collaborateur, service…)
- une gestion efficace des entretiens (organisation, notifications…)
- une évaluation des soft skills par collaborateur
- les formations suivies.
Alors, quels sont les outils RH à privilégier ?
4/ Les sondages dématérialisés
Les sondages et les enquêtes orientés sur les compétences, la performance ou la gestion de carrière sont très utiles pour identifier les besoins en formation soft skills. En créant des sondages et des enquêtes de manière régulière, vous serez au plus près des besoins des collaborateurs. Parmi les outils RH existants sur le marché, il y a Supermood, une plateforme RH qui permet de réaliser des sondages. La solution analyse automatiquement les données et vous permet ainsi de passer à l’action en identifiant notamment les bonnes soft skills à développer.
5/ Les outils de management de la performance et des talents
Des modules de feedback 360 comme celui proposé par la solution digitale Elevo permettent aux managers de réduire les écarts de perception entre l’évaluation des soft skills faite par le collaborateur lui-même et le feedback des pairs.
Les données récoltées sont organisées de façon à faciliter la lecture et l’analyse par les collaborateurs, les managers et les responsables RH.
6/ Les logiciels de gestion des compétences
Chaque entreprise dispose d’un référentiel de compétences clés correspondant à son secteur d’activité. L’inconvénient est que cet outil n’est pas personnalisé et est rapidement obsolète. Pour pallier ce problème, des outils de gestion des compétences utilisant l’IA ont vu le jour. C’est le cas notamment de la plateforme proposée par 365Talents.
L’outil RH propose une cartographie des compétences intelligente, personnalisée et dynamique. Avec la plateforme 365Talents, les collaborateurs sont notamment impliqués en continu dans leur développement professionnel. L’outil RH analyse automatiquement les compétences les plus courantes, leur évolution. Il permet d’identifier les écarts entre les forces d’aujourd’hui et les besoins de demain.
Ces données peuvent ainsi être utilisées par le manager, pour s’assurer que les équipes disposent des compétences attendues, et par l’exécutif, pour initier des plans de transformation RH. Aussi, les entretiens annuels, les feedbacks collectés sur toutes les plateformes (LMS, outils de gestion de projet) peuvent être pris en compte par la plateforme dans son analyse.
En résumé, la phase d’identification des besoins en formation est déterminante. C’est de ce travail que les thématiques et le budget de formation seront définis !
