L’événementiel est un secteur particulièrement dynamique en France. Tous les ans, hors crise sanitaire, l’Union française des métiers de l’événement (UNIMEV) recense pas moins de 1 200 foires et salons, réunissant plus de 230 000 entreprises exposantes et 23 millions de participants. Lors de ces rencontres professionnelles, près de 18 millions de contrats générant en moyenne 34,5 milliards d’euros sont signés (1). La pandémie, bien qu’elle ait entraîné une perte colossale de 70 % du chiffre d’affaires, a été un accélérateur de tendance. Certains événements ont pu néanmoins se tenir, mais sous un tout nouveau format, le digital. Suivre une formation en Communication événementielle est un excellent moyen de se tenir au courant des dernières actualités du marché de l’événementiel et de son évolution.
Les objectifs de la communication événementielle
Souvent mésestimée en termes d’impact, la communication événementielle a une portée bien supérieure aux objectifs commerciaux. Il s’agit d’un levier extrêmement puissant pour se faire connaître et marquer les esprits du public. Cette méthode de communication hors-média se base sur la création d’événements à caractère informatif, festif, ludique ou sportif. Ses objectifs sont multiples.
En externe, cette forme de communication permet de rehausser son image de marque, d’agrandir sa part de marché, d’étoffer son réseau, de fidéliser sa clientèle, de diffuser un message ou encore de promouvoir des biens et services. En interne, elle est essentielle pour consolider les liens entre les employés, créer un sentiment d’appartenance, renforcer l’esprit d’équipe, motiver son personnel, et améliorer l’image de son entreprise aux yeux des futurs collaborateurs.
Pour savoir comment réussir dans l’événementiel et atteindre ces objectifs, l’idéal est d’effectuer une formation en Communication événementielle auprès d’un organisme agréé.
Les différents types de communication événementielle
En externe
Cette forme de communication peut prendre différentes formes en fonction du public cible de l’entreprise et de ses objectifs. Pour les événements à destination du grand public, des prospects, clients et partenaires commerciaux ; les journées portes ouvertes et les inaugurations sont les plus fréquemment organisées. Ces opérations de communication ont pour but de mettre en valeur ses produits et services, son nouveau local, ou un changement important.
Les séminaires, colloques et conférences sont également populaires. Ces rencontres visent à réunir une assemblée ciblée afin d’échanger sur une thématique précise. Les salons professionnels et les expositions sont destinés à promouvoir un secteur d’activité.
Il y a également le lancement de produit et le roadshow, des événements qui permettent à l’entreprise de lancer la campagne publicitaire de son nouveau produit auprès d’un public cible. Les manifestations populaires et les spectacles sont aussi utilisés par certaines entreprises pour se faire connaître, fédérer une communauté, créer un lien avec les clients et générer une bonne couverture médiatique.
En interne
La communication par l’événement est un excellent outil de motivation des salariés. Ces derniers s’éloignent de la routine professionnelle, le temps d’une soirée ou d’une journée récréative.
La mise en place régulière d’activités ludiques ou sportives permet de resserrer les liens et de renforcer un sentiment d’appartenance et de fierté chez les employés. Les séminaires et team building sont également des manifestations très appréciées. Ces réunions visent à stimuler son personnel et à créer des liens entre collaborateurs. Il y a aussi la journée d’étude, une réunion professionnelle qui allie formation et information. Cet événement réunit les membres d’une équipe dans le but de les former et de les informer sur les dernières nouveautés.
Le chargé de communication pourrait sortir de l’ordinaire en organisant une soirée de Noël, l’anniversaire d’ancienneté d’un collaborateur ou des voyages de récompense. Les événements d’entreprise destinés à célébrer les prouesses de ses employés sont créateurs d’émotions positives, véritables sources de motivation.
Les outils de communication événementielle
Les éléments indispensables à la mise en place d’un événement
La préparation d’un événement d’entreprise peut prendre plusieurs mois en fonction de son importance. Avant de penser aux différents détails, il est essentiel de fixer un objectif et choisir son public cible. La définition d’un objectif précis facilitera la mise en place des divers éléments indispensables à la mise en œuvre du projet. Il sera plus facile pour le chargé de communication de choisir la date et le lieu de la manifestation, estimer le nombre de convives, déterminer le budget, décrire les tâches prioritaires et les tâches à déléguer.
Pour le lieu, l’organisateur a le choix entre les grandes salles meublées adaptées aux événements, les espaces de type « coquille vide » plus abordables, les salles « clé en main », et les espaces en plein air. Selon les besoins spécifiques de l’événement, ce professionnel fera appel à divers prestataires, tels que traiteurs, animateurs, décorateurs, chargés de logistique, fournisseurs de goodies, et standistes pour la réalisation de stands.
Le recours à une agence de communication ou un imprimeur est également essentiel pour la création de catalogues, flyers, affiches, plaquettes et invitations. Ce sont des supports de communication efficaces pour annoncer un événement et promouvoir en même temps son entreprise.
Communication autour de l’événement
Les supports de communication qui peuvent être utilisés pour donner de la visibilité à l’événement ne manquent pas. L’organisateur pourrait se tourner vers les outils de communication à forte audience, tels que la publicité audiovisuelle, la publicité en ligne, les affiches et les banderoles. Ces supports sont incontournables pour se faire connaître auprès du grand public et enrichir rapidement son portefeuille client. Pour cibler un public plus jeune, les réseaux sociaux demeurent plus efficaces. Si l’événement est destiné à un groupe spécifique ou aux contacts actuels, les informations pourront être transmises via des infolettres, flyers, invitations, ou des sms. Un site web événementiel aide également à promouvoir une manifestation et à créer directement un lien avec son public cible.
Pourquoi ne pas suivre une formation en Communication événementielle auprès d’un organisme agréé pour découvrir comment réussir dans l’événementiel et utiliser ces différents supports de communication.
Le développement du digital
Le digital facilite non seulement la mise en place d’un événement, mais offre en plus une image moderne à son entreprise. De nos jours, divers objets connectés et logiciels performants permettent de gérer son événement de A à Z comme un professionnel et de faire un suivi en temps réel. La technologie numérique aide également à dématérialiser les différents outils événementiels. Il suffit d’intégrer un outil de billetterie sur son site web, pour faciliter l’achat des billets et l’inscription. Le chargé de communication pourrait également utiliser le digital pour créer des événements à distance ou retransmettre la manifestation en live. La seule manière de savoir comment réussir dans l’événementiel et maîtriser toutes ces techniques est de faire une formation en communication.
Référence:
(1) Event Data Book – Données 2020 et tendances 2021. UNIMEV, édition 2021.
