La complète dématérialisation d’un département n’est pas chose aisée. Surtout lorsqu’il s’agit d’une direction juridique. Les juristes de la CCI région Paris Île-de-France ont pourtant appris à travailler autrement.
Réduire l’usage du papier : pari tenu par la Chambre de commerce et d’industrie de la région Paris Ile-de-France, et particulièrement sa direction juridique.
Il faut reconnaître que ce département disposait d’un budget important de consommation de papier. Face aux difficultés de retrouver un document parmi les multiples versions et à son poids dans le contentieux administratif – alors que celui-ci est plus dématérialisé que le judiciaire -, il a fallu notamment penser à des outils de gestion électronique de documents à moindre coût. « Nous traitons toutes les branches du droit au quotidien.
Nos outils devaient nous permettre de traiter l’intégralité des domaines », détaille Didier Israël, directeur des affaires juridiques de la CCI. Les quinze juristes du département abordent, en effet, aussi bien des questions d’assurances, de commande publique que de contentieux en ressources humaines.
Une pédagogie nécessaire
Aux côtés de la direction des systèmes d’information et de clients bêta-testeurs, un juriste désigné chef de projet pour l’occasion a travaillé à répondre à toutes ces considérations. Douze mois ont été nécessaires entre le début de la réflexion et la création de l’outil afin de recenser ce qui existait déjà en interne et sur le marché.
« Les outils de la direction juridique reposent sur une base et des réflexes communs avec ceux déployés pour gérer les activités d’autres départements », développe ce magistrat administratif détaché. Depuis l’été dernier, les juristes peuvent passer des « conventions » en matière d’enseignement avec dix-neuf écoles, établir des consultations – c’est-à-dire répondre à toutes les questions posées par les opérationnels en interne – gérer les marques et effectuer les déclarations de sinistres de façon totalement dématérialisée.
Ce travail de longue haleine – passer de la culture du juriste papier à une dématérialisation quasi complète – a demandé un accompagnement et de la pédagogie. De nouveaux réflexes ont dû être appréhendés lors de formations en petit groupe. « Si les juristes arrivent à travailler sans papier, il est beaucoup plus facile d’expliquer aux autres directions la valeur ajoutée de la dématérialisation », estime Didier Israël.
Une meilleure compétitivité
L’enjeu était aussi de rendre plus étroite la collaboration de la direction des affaires juridiques avec les autres départements.
« Dématérialiser permet de limiter les aller-retours incessants et oblige les opérationnels à se poser des questions en amont », explique celui qui est aussi membre de l’association de directeurs juridiques Cercle Montesquieu. A partir de ces outils, un rapport d’activité est présenté à la direction générale et au comité exécutif deux fois par an.
Prochaines étapes pour continuer de travailler autrement : des robots pour traiter des contrats simples et des outils de justice prédictive.
Delphine Iweins
