Que ce soit au sein d’une petite ou d’une moyenne équipe, la communication se place au cœur des échanges. Une bonne communication au sein d’une équipe permet de transmettre un message clair, d’établir des relations solides et de partager des informations essentielles pour atteindre les objectifs de travail. La maîtrise des techniques de communication permet aux membres d’une équipe d’atteindre plus facilement leurs objectifs de travail, tout en évoluant dans un cadre sain et agréable. Plusieurs outils contribuent à établir une communication sereine en milieu professionnel. Voici quelques idées qui pourraient vous inspirer en ce sens pour améliorer la communication interne avec vos collaborateurs.
Fondements de la communication efficace
Il existe plusieurs principes de base à respecter dans l’utilisation des techniques de communication. Ces principes permettent de communiquer efficacement avec les collaborateurs.
Il est notamment important de prêter attention aux canaux de communication transmettant le message, que ce soi sur papier, à oral ou par outil digitaux et multimédias.
Le processus de transmission des messages est aussi important que le contenu. En effet, les outils de communication utilisés pour transmettre les éléments, c’est-à-dire le mode d’émission, le moyen de réception, peuvent impacter l’interprétation des messages.
À cela s’ajoute le langage employé, qui peut être neutre, formel ou informel en fonction du type de message à communiquer.
Qu’il s’agisse d’un échange oral ou écrit, la communication fait intervenir plusieurs composantes : l’émetteur, le récepteur, le feedback. Afin de contourner les éventuelles barrières rencontrées, il est particulièrement important d’adopter une stratégie de communication parfaitement structurée. Cela permet, entre autres, d’améliorer la qualité des échanges, tout en instaurant un environnement de travail collaboratif.
Techniques de communication verbale et non-verbale
Il est crucial de choisir ses techniques de communication selon qu’il s’agit d’une discussion verbale ou d’un échange non verbal.
Dans son expression orale, l’émetteur doit prendre en compte des spécificités comme :
• le choix des mots ;
• le vocabulaire approprié ;
• le discours ;
• l’intonation.
S’il souhaite exhorter ses collègues, par exemple, le chef d’équipe peut utiliser un langage qui évoque les objectifs à atteindre, tout en misant sur un discours engageant. Son vocabulaire devra alors s’aligner sur une démarche incitative et encourageante.
Par ailleurs, en ce qui concerne le langage non verbal, l’émetteur du message doit plutôt s’intéresser aux éléments corporels :
• la gestuelle ;
• le langage corporel ;
• le contact visuel ;
• la posture ;
• l’utilisation de signes.
S’il souhaite se positionner comme un leader, le communicant doit alors adapter sa gestuelle et sa posture en dégageant une attitude confiante. De même, l’utilisation de gestes appropriés et le maintien du contact visuel permettent de transmettre un message convaincant de manière simple et efficace.
Maîtriser l’écoute active et la reformulation
L’écoute active et la reformulation font également partie des principes d’une communication efficace en milieu professionnel. En ce qui concerne l’écoute active, elle consiste à accorder toute son attention à son interlocuteur sans l’interrompre et sans se laisser distraire par son environnement : téléphone, ordinateur, documents se trouvant à portée de main.
Quant à la reformulation, il s’agit d’une technique de communication qui favorise une transmission claire et sans ambiguïté des messages. En reformulant les propos de l’interlocuteur, vous exposez votre propre compréhension de son message, ce qui lui permet de préciser sa pensée si nécessaire. Par ailleurs, en tant qu’émetteur du message, vous pouvez adapter votre langage selon la situation et compte tenu des objectifs préalablement définis au sein de l’équipe.
En milieu professionnel, l’écoute active et la reformulation contribuent à améliorer le dialogue : ces deux techniques sont ainsi essentielles à la construction d’une communication interpersonnelle efficace.
Optimiser l’utilisation des outils numériques dans la communication
Les outils numériques participent également à une communication efficace et mieux adaptée aux défis actuels. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous utilisez sans doute des technologies comme :
• les médias sociaux ;
• la messagerie instantanée ;
• les services de visioconférence :
• les courriels ;
• les outils collaboratifs en ligne ;
• les sites web.
Étant accessibles à tous les utilisateurs du réseau et à n’importe moment, ces outils facilitent la transmission d’informations en temps réel. En ce qui concerne les échanges en interne ou avec le public, ces technologies permettent, par exemple, de structurer un plan de communication efficace à travers la mise en œuvre d’une stratégie digitale. Dans cette logique, il convient d’identifier le meilleur canal afin de toucher une plus grande cible. L’entreprise doit aussi utiliser des techniques efficaces pour mettre en valeur ses produits ou services.
Techniques de gestion de conflits et communication assertive
En cas de conflit au travail, la communication assertive peut valablement apaiser la situation et permettre de repartir sur des bases sereines. Cette technique de communication se fonde sur le respect mutuel et la prise en compte des besoins de chacun. Encore appelée communication managériale, elle permet, d’une part, d’instaurer un climat de confiance et d’écoute entre les membres de l’équipe. D’autre part, elle consiste à suggérer des solutions sans imposer ses opinions, ni se soumettre passivement à l’une ou l’autre des parties.
Dans ce cas de figure, le bon communicant adopte une stratégie basée sur le dialogue et la négociation afin de résoudre le conflit, tout en le transformant parfois en situation bénéfique. Au cours d’une réunion, il peut déceler, par exemple, des opportunités d’échange constructif en examinant le point de vue de chaque partie.
Approche innovante et holistique de la communication
L’innovation se place au cœur des techniques modernes de communication. Dans une perspective résolument tournée vers l’avenir, il est possible de combiner des approches traditionnelles à une méthode holistique.
Dans une communication saine, l’analyse transactionnelle et le sens de l’autre aident à construire des relations authentiques et de haute qualité.
En entreprise ou même dans un contexte privé, prenez en compte des notions comme l’intelligence émotionnelle et la communication non violente afin d’adapter votre langage verbal ou corporel à chaque situation.
Que ce soit pour désamorcer des conflits ou pour communiquer de façon sereine en entreprise, misez sur des stratégies qui valorisent chaque membre de l’équipe. Les techniques de communication managériale misent, par exemple, sur la négociation, le dialogue, le conseil et la résolution active des conflits. Ces méthodes sont efficaces en ce sens qu’elles favorisent le maintien d’un climat de confiance et d’écoute au sein de l’équipe.
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