Les réunions sont incontournables dans la vie de toute entreprise, quels que soient la taille et le secteur d’activité. Pourtant, il arrive souvent qu’elles soient mal organisées et mal gérées. De ce fait, elles ne constituent qu’une perte de temps. Néanmoins, avec une formation adéquate, il est possible d’éviter la réunionnite et de gagner en efficacité, ce qui permet de réaliser les objectifs fixés.
Garantir une préparation optimale en amont
Bon nombre de cadres d’entreprise et de chefs de projet ne savent pas comment organiser une réunion efficace. Pourtant, ils sont amenés à effectuer fréquemment des présentations. Une réunion efficace commence toujours par une bonne préparation en amont. Cela implique de déterminer le type de réunion en fonction des objectifs. Par exemple, une réunion de direction ne se prépare pas comme un brainstorming ou une formation.
Après cette étape, il faut définir l’objectif de la réunion. Est-ce pour résoudre un problème ? Établir un bilan ? Partager une vision, etc. ? Une fois cet objectif bien défini, on peut désormais élaborer l’ordre du jour. Ce dernier se doit d’être précis et bien clair. Et, il ne doit pas être long. Il faut faire figurer dans ce document les points à aborder durant la réunion ainsi que son déroulement.
Arrêter la liste des participants et leur rôle respectif
Avant de penser à présenter une réunion, il faut la planifier et organiser la logistique. D’abord, il est essentiel d’arrêter la liste des participants. Il est inutile de convier des personnes qui ne sont pas concernées ou qui ne font pas avancer l’ordre du jour. Ensuite, il convient de définir leur rôle respectif pour améliorer l’efficacité. Il existe quatre principaux rôles à combler pour faire une bonne réunion.
Il faut désigner en premier lieu un facilitateur pour animer et favoriser la participation active des collaborateurs conviés à la réunion. Un time keeper est aussi indispensable pour l’assister et optimiser le temps par rapport à l’ordre du jour. Deux autres personnes doivent assumer les rôles de catalyseur de décisions qui accélère la prise de décision et de scribe qui assure la prise de note.
Concevoir une présentation vivante et conviviale
Logiquement, lorsque vous organisez et conduisez une réunion, vous faites une présentation. Celle-ci est réalisée sous forme de diaporamas. Le cas échéant, il est recommandé de suivre une formation présentation powerpoint. L’objectif est double : concevoir des diaporamas attractifs et rendre la réunion vivante. Comme vous êtes le « pilote », cela montre à l’ensemble des participants que vous maîtrisez votre sujet et savez dans quelle direction avancer.
En bénéficiant d’une telle formation, il est facile de créer le scénario parfait pour présenter une réunion. En effet, vous acquérez les fondamentaux du PowerPoint pour concevoir une présentation vivante et conviviale. Les participants apprécient toujours plus les supports visuels. Par exemple, au lieu d’annoncer verbalement des chiffres, vous les présentez sous forme de tableau, de diagramme ou autre format. Ils sont alors plus faciles à comprendre et à retenir.
Préparer l’ensemble des documents de travail utiles
Il n’est pas toujours évident de répondre à la question comment organiser une réunion efficace même s’il est courant d’en tenir dans une entreprise. Cette méconnaissance conduit généralement à une perte de temps et d’efficacité. Par exemple, une présentation PowerPoint dynamique est indispensable, mais insuffisante pour faire une bonne réunion. Vous devez aussi préparer tous les documents de travail qui vous sont utiles pour servir de support.
Une présentation PowerPoint représente un guide et permet de partager des informations de diverses natures. En revanche, vous pouvez avoir besoin d’un tableau de bord pour résoudre des problèmes, lancer un brainstorming, etc. De même, si les autres participants ont des questions à poser, vous avez les réponses à porter des yeux. Cela vous évite de créer des problèmes supplémentaires qui demandent des réponses. L’objectif de la réunion n’est donc pas atteint.
Recourir à l’utilisation de diverses techniques d’animation
Une formation présentation powerpoint permet de créer des slides modernes et faciles à comprendre. Il est donc plus simple de réaliser une présentation dynamique pour attirer l’attention des participants. Pour autant, cela ne suffit pas pour créer un engagement et une participation active. Pour y parvenir, vous devez recourir à différentes techniques d’animation pour les impliquer et les motiver. Ainsi, ils restent concentrés et retiennent les informations importantes.
Parmi les diverses techniques d’animation couramment utilisées figurent par exemple les petits jeux et les devinettes pour briser la glace. Puis, vous posez quelques questions pour établir la connexion avant d’entrer dans le vif du sujet. Une fois votre présentation terminée, vous pouvez programmer une séance de questions-réponses. Le cas échéant, vous devez alors laisser aux participants le temps de réfléchir. Pour une participation active, toutes les opinions sont écoutées.
Rester concentré sur le sujet et éviter les distractions
Savoir comment organiser une réunion efficace passe aussi par la ponctualité. Il est primordial de commencer une réunion à l’heure. Il est fortement déconseillé de faire patienter les participants pour attendre quelques retardataires. Outre le manque de respect, cela fait perdre du temps. Par ailleurs, une réunion correspond à un sujet. Aborder plusieurs sujets constitue le meilleur moyen de vous éparpiller.
Comme vous avez déjà défini un ordre du jour et un planning, il est crucial de vous en tenir. À chaque point doit être attribué un délai précis. Il est recommandé de commencer à l’heure et de terminer à temps. Ce qui implique qu’il faut éviter les distractions. Par exemple, les téléphones portables et les notifications sont à proscrire. Il en est de même pour la consultation de courriels et de SMS.
