La réalisation d’une communication événementielle est plus que jamais essentielle pour relancer son activité fortement impactée par la crise sanitaire. Toutes les entreprises désireuses d’améliorer leur image de marque sont tenues d’adopter les meilleures stratégies non seulement pour remobiliser leurs clients, mais également pour motiver leurs collaborateurs. Cependant, l’événementiel n’a pas été non plus épargné par la Covid-19. Les mesures sanitaires prises par le gouvernement, dont le confinement et l’interdiction des rassemblements ont, en effet, entraîné l’annulation de plusieurs manifestations.
D’où l’intérêt, aujourd’hui, de construire un événement de qualité, basé sur un plan de communication bien élaboré et plus efficace.
Contextualiser l’événement
Contextualiser l’événement en faisant un « état des lieux » afin de l’adapter à la situation actuelle est impératif avant toute chose. Sa réalisation ne doit ni mettre en danger les participants ni être contraire aux dispositions réglementaires. Votre chargé de communication événementielle est tenu de se renseigner sur les tendances actuelles, les chiffres clés du marché et les différents acteurs avant d’élaborer un plan de communication. Se référer au retour des anciens participants peut être même essentiel pour anticiper les difficultés et éviter de commettre les mêmes erreurs.
Il est important de savoir que la filière communication en Hexagone représente environ 46 000 entreprises, qui génèrent près de 39 milliards d’euros par an. D’après l’Unimev (Union française des métiers de l’événement), les pertes économiques pour la filière événementielle sont estimées à 19,7 milliards d’euros en 2020, dont 9 milliards de mars à août et 10,7 milliards de septembre à décembre. Ces retombées économiques ont été déterminées en partant de l’hypothèse qu’aucune manifestation n’ait pu se tenir sur ces périodes.
Définir les objectifs et mettre au point la stratégie de communication
Le marketing événementiel doit constituer pour chaque entreprise un levier stratégique permettant de transformer une simple rencontre en valeur financière et en communauté durable. Sa réalisation doit être menée avec le plus grand soin, en déterminant à l’avance l’objectif à atteindre. Vous devez définir ce que vous attendez de la manifestation ou des actions ponctuelles en vous posant ces quelques questions :
- Faire connaître et valoriser : marque, produits, services, patrimoines ou autres ?
- Faire passer et partager : des messages, croyances ou valeurs ?
- Faire aimer : des nouveautés ou des performances ?
Une fois l’objectif déterminé, il convient également de prendre en considération ces différents éléments :
- La cible, qui doit être bien précise d’après un plan démographique et sociologique bien défini. Les participants de l’événement doivent se sentir personnellement touchés par votre message.
- Le type d’événement : salons commerciaux, foires, spectacles, colloques, séminaires, événements sportifs ou corporate.
- Les activités et les diverses animations à proposer à son public.
- La date, le lieu et la durée de l’événement.
- Le choix des intervenants, qui doivent être des experts de votre secteur d’activité.
- Le choix des supports publicitaires pour diffuser votre annonce : les médias, l’e-mailing et les supports imprimés. Les réseaux sociaux sont également devenus un moyen rapide et efficace pour atteindre sa cible.
- Le coût approximatif de la réalisation de l’événement.
- L’estimation des recettes.
Rendre la communication événementielle plus écoresponsable
L’adoption d’une démarche plus écoresponsable dans son marketing événementiel constitue également, aujourd’hui, une excellente stratégie pour améliorer son image de marque, tout en limitant son empreinte environnementale. Cette démarche éthique est une preuve solide de votre engagement envers la société. Les bénéfices tirés de telles manifestations sont, par ailleurs, plus durables.
Différents moyens peuvent être mis en œuvre pour rendre votre manifestation plus écoresponsable :
- Choix d’un lieu « écoresponsable » utilisant des alternatives écologiques pour l’électricité.
- Utilisation de vaisselles en bois ou en carton recyclé à la place des gobelets et assiettes en plastique.
- Communiquer via internet et les réseaux sociaux pour limiter l’usage de flyers et d’affiches, ou du moins se tourner vers les papiers recyclés ou certifiés FSC.
- Organiser des animations autour de la thématique écologique, bien évidemment toujours en relation avec vos produits et objectifs.
- Etc.
Pour garantir le bon déroulement de la manifestation, et ce, de la manière la plus fluide possible, il reste prudent de confier sa réalisation à un chargé de communication événementielle qui propose des prestations respectueuses de l’environnement. Certains centres de formation communication événementielle incluent dans leurs programmes la création d’un événement écoresponsable. Leur savoir-faire vous sera d’une très grande aide dans la réussite de votre projet.
Construire un événement digital
Depuis le début de la pandémie, le secteur de l’événementiel est totalement paralysé. Les organisateurs d’événements ont dû trouver une alternative aux événements physiques pour compenser leurs pertes.
Ramener le digital dans la réalisation des diverses manifestations par le biais du « phygital » devient plus que jamais indispensable. Ce concept, né en 2013, combine, en effet, le marketing physique et digital. La crise sanitaire a fortement amplifié l’habitude des consommateurs à effectuer leurs achats en ligne. Les résultats d’une étude menée par la Fevad (Fédération e-commerce et vente à distance) ont même démontré la progression incessante du secteur e-commerce en 2020. Seulement au troisième trimestre de cette année, 452 millions de transactions générant pas moins de 26,6 milliards d’euros ont été réalisées.
Dorénavant, il est important d’adapter ses outils d’interaction avec les nouvelles habitudes des consommateurs. Le format digital se montre comme le moyen le plus sûr et efficace pour réussir sa communication événementielle.
Savoir évaluer l’événement
Estimer l’impact d’une communication événementielle n’est pas une mince affaire. Différents éléments doivent être, en effet, mesurés, comme les retombées financières, la notoriété obtenue, l’effectif des prospects convertis ou encore la croissance de la fidélisation des clients. Le phygital vous offre des outils plus innovants et des technologies plus avancées pour évaluer votre événement. Diverses applications web permettent de nos jours d’analyser l’audience des campagnes mises en ligne et de mesurer les taux de conversion des visiteurs, tels que les achats effectués, l’inscription aux newsletters ou les demandes de devis. Vous pourrez également envisager de suivre une formation communication événementielle pour maîtriser les différentes techniques d’évaluation.
