BONNES FEUILLES / Des centaines d’e-mails quotidiens… Nous sommes assaillis d’informations ! Mettre en place des stratégies pour déconnecter évite de passer à côté d’un message important et de préserver son équilibre.
Nous sommes constamment bombardés d’informations, sur nos messageries, par e-mails, sur les réseaux sociaux, via les outils collaboratifs, et issues de sources diverses : professionnelles, privées, institutionnelles.
Notre capacité d’attention, sollicitée à l’extrême, ne cesse de décliner avec les années(1). Et notre productivité suit la même tendance. Ceci explique pourquoi les conseils visant à l’améliorer fleurissent sur Internet, constituant de véritables pièges à clics. Ces recommandations ciblent plus souvent les salariés que les entreprises. Pourtant, ces dernières devraient se sentir tout autant concernées et s’attaquer au problème.
Notre cerveau n’est pas multitâches
Une étude récente sur 2.000 salariés(2) du Royaume-Uni, conduite par Teleware, une entreprise de télécommunications, a mis en lumière les causes de cette baisse de productivité.
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- 36 % des salariés avouent perdre du temps au bureau faute de pouvoir retrouver des informations récentes : « Où est-ce que j’ai vu cela ? Etait-ce sur Slack, dans un e-mail ou un SMS ? ».
- 34 % regrettent que le fait d’oublier des informations les pénalisent auprès des clients et des fournisseurs.
- Enfin, 24 % ne respectent pas leurs délais parce qu’ils ratent des informations importantes ou ne s’en souviennent pas. Le Royaume-Uni se situe aujourd’hui au-dessous de la moyenne des pays du G7 (le groupe des économies avancées), en termes de production par heure travaillée.
Fondamentalement, la surcharge d’information, si caractéristique de notre époque, est, directement ou indirectement, la cause de nombreux maux.
Stress, anxiété, burn-out, dépression, sont douloureux pour les salariés et coûteux pour les entreprises.
Le neuroscientifique Adam Gazzaley appelle ce phénomène, la « crise de la cognition(3) » : « Notre cerveau n’a tout simplement pas suivi le rythme des mutations spectaculaires et rapides de notre environnement – en particulier l’introduction et l’omniprésence de la technologie de l’information. » Dans un ouvrage The Distracted Mind: Ancient Brains in a High-Tech World(4), il explique que notre cerveau n’est pas conçu pour effectuer plusieurs tâches en même temps.
Les entreprises devraient mettre en place des stratégies pour aider leurs salariés à gérer cette crise de la cognition, et faire de la désintoxication numérique (digital détox) une de leurs priorités. Voici quelques suggestions qui ont été appliquées ces dernières années.
1. Rendre les e-mails moins toxiques
Les e-emails représentent sans doute la source de surcharge d’information la plus coûteuse en temps et en énergie. Plus de 300 milliards d’e-mails sont envoyés(5) chaque jour, qui occupent au quotidien entre quatre et six heures du temps de travail d’un col blanc. Leur accumulation les rend toxiques, en ce sens ils empêchent ceux qui les reçoivent de faire leur travail.
- En Allemagne, Volkswagen a décidé de bloquer les e-mails qui arrivent en dehors des heures de bureau : chacun reste libre de rédiger ses courriels quand il le souhaite mais ceux-ci sont uniquement acheminés pendant les horaires de travail. Ce principe peut ne pas convenir à toutes les entreprises ; il existe d’autres moyens de transmettre l’idée que le personnel n’est pas taillable et corvéable à merci.
- Chez Daimler, autre constructeur automobile allemand, on estime que les salariés doivent avoir le droit de profiter pleinement de leurs vacances(6) sans craindre de retrouver leur boîte de réception saturée quand ils rentrent. Ils ont à leur disposition un système automatique qui permet d’effacer les e-mails pendant leur absence du bureau.
- On pourrait aussi éviter les longues copies aux destinataires qui ne sont pas directement concernés par l’objet du mail. Ou utiliser des outils d’intelligence artificielle comme x.ai pour échelonner les messages et réduire ainsi le nombre de mails auxquels il faut répondre.
2. Imposer des rituels de désintoxication
Ces rituels doivent encourager le travail concentré et protéger la santé mentale des salariés. Ils peuvent inclure des moments de pause loin de l’écran de l’ordinateur, des cours de yoga et de méditation, ou des réunions sans outils high-tech.
Adam Gazzaley estime ces rituels indispensables pour apprendre à gérer la crise de la cognition. Ce dont témoigne la popularité grandissante des séances de méditation et de yoga dans les entreprises.
Au-delà des outils et des rituels, l’antidote le plus efficace à l’excès d’information reste la culture d’entreprise. Les organisations dotées d’une culture saine, axée sur l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle ont nettement moins besoin de stratégies de désintoxication numérique que les autres.
Pour finir, les salariés peuvent faire valoir leur droit à la déconnexion car selon la loi, l’employeur doit préserver la santé et le bien-être de ses salariés. S’il laisse perdurer le risque d’hyper-connexion au sein de son entreprise. Il peut-être attaquer en justice. Il paraît donc opportun d’instaurer une formation droit à la déconnexion pour connaître la réglementation et mettre en place une démarche de prévention.
1. « Attention spans are getting shorter. Or are they? », Rachel Ainsworth, Source Global Research, 15 février 2018. 2. « Information overload hitting employee productivity », Steve Haworth, The HR Director, 27 avril 2018. 3. « The Cognition Crisis », Adam Gazzaley, 9 juillet 2018. 4. « The Distracted Mind: Ancient Brains in a High-Tech World », Adam Gazzaley, MIT Press, 2017. 5. « Email Statistics Report, 2018-2022 », Executive Summary, The Radicati Group Inc. 6. « This company has an ingenious way to free employees from email on vacation », Courtney Connley, CNBC, 17 août 2017.
