Comment s’organiser pour ne plus subir l’urgence au quotidien ? Vous apprendrez, dans ce premier volet, qu’il faut identifier vos « voleurs de temps » et revoir vos priorités.
Vous sombrez sous une masse de tâches, et vous avez la sensation qu’il vous faudrait travailler nuit et jour pour en venir à bout ? Si cet état d’urgence permanent devient pour certains une logique de fonctionnement qui semble les faire avancer, pour beaucoup d’entre nous, il est subi, voire contre-productif.
« Pour reprendre la main sur son planning, il faut avant tout repenser son organisation », précise avec simplicité Julie Ramos, formatrice en efficacité professionnelle et en développement personnel. Prendre du temps pour s’organiser alors même qu’on en manque ?!
À quoi passez-vous votre temps ?
Pour mieux maîtriser son temps, la première étape consiste à prendre du recul et à détailler avec précision la répartition de son temps en fonction des activités : partie opérationnelle, vision stratégique, réunions, développement des compétences, temps morts…
C’est ainsi que beaucoup de salariés réalisent, par exemple, qu’ils passent plus de 40 % de leur temps en réunion et que la partie opérationnelle de leur métier directement liée à leurs objectifs n’a pas la place qu’elle devrait avoir !
Certains problèmes de gestion du temps peuvent aussi venir de vous : l’habitude de faire tout au dernier moment, la tendance à chercher la perfection au point de ne plus doser efficacement son temps en fonction des tâches à accomplir, l’impossibilité de refuser d’aider tout collègue qui vous sollicite…
Lorsque vous aurez compris où file votre temps, vous pourrez travailler, autant que possible, à rééquilibrer vos activités.
Priorisez vos tâches
Afin de rompre avec ce sentiment du « tout est urgent », vous devez également identifier clairement ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Comment ? Julie Ramos propose, au sein de ses formations, d’utiliser la matrice d’Eisenhower : « Vous déterminez ce qui est en lien direct avec votre mission et ce qui vient la polluer : mails, appels, clients, collègues, chef, problèmes informatiques… Vous apprendrez à éliminer, déléguer ou reprioriser certaines tâches. »
Par exemple, certaines techniques vous permettront d’optimiser le traitement de vos mails, de réduire au maximum les interruptions et de rendre les réunions plus efficaces afin de pouvoir, enfin, vous focaliser sur vos tâches essentielles. Ainsi, vous verrez qu’il peut être utile d’instaurer, au bureau, quelques règles de bon fonctionnement dont vous veillerez à informer vos collègues.
Et vous vous apercevrez avec surprise que votre entourage professionnel les respectera si elles sont, bien sûr, proportionnées : pendant 2 heures, je ne réponds pas au téléphone ou je me consacre à l’avancement d’un dossier particulièrement important pour moi.
La clé de la gestion de son temps réside, en fin de compte, à prendre conscience de la manière dont on travaille, afin de faire évoluer ses comportements ainsi que ses méthodes, et gagner ainsi en efficacité et en sérénité.
Pour aller plus loin : apprenez, en 2 jours de formation, à élaborer un plan d’action concret qui vous permettra de ne plus subir vos urgences.
