Que ce soit au travail ou dans la vie du quotidien, bien vous organiser permet de gérer votre temps de manière optimale. Cela consiste à planifier la répartition de votre temps entre vos différentes activités et priorités. Une bonne organisation augmente votre concentration et votre confiance en vos capacités. Elle contribue à accroître votre productivité pour de meilleurs résultats.
Méthodes de gestion du temps pour être plus productif
Beaucoup se posent la question comment s’organiser pour être plus productif. Pour y parvenir, vous pouvez apprendre diverses méthodes de gestion du temps qui aident à réaliser cet objectif au quotidien.
Eat the Frog
Outil d’organisation simple, eat the frog signifie littéralement avaler une grenouille. Elle vous permet d’identifier et d’accomplir en premier votre tâche la plus complexe du jour. Ainsi, vous vous placez dans les meilleures conditions et pouvez tirer profit des heures les plus efficaces de votre journée de travail. En effet, une fois la tâche la plus complexe achevée, vous pouvez vous consacrer à des tâches plus faciles et garder les moins stressantes pour la fin de journée.
La matrice d’Eisenhower
La matrice d’Eisenhower est une méthode de hiérarchisation qui permet de gagner en efficacité. Vous classez vos tâches selon leur degré d’importance et leur urgence. Concrètement, vous les répartissez en quatre groupes : tâches à prioriser, tâches à planifier, tâches à déléguer et tâches à abandonner. Vous augmentez ainsi votre efficacité au travail.
La méthode ABCDE
La méthode ABCDE vise à établir des priorités pour gagner du temps au travail. À partir de votre to-do list, vous classez vos tâches en deux catégories. Les tâches ABC comprennent les tâches que vous devez faire, les tâches que vous devriez faire et les tâches agréables à faire. Les tâches DE regroupent celles dont vous pouvez vous passer.
Le « chunking » ou découpage
Avec le « chunking », vous priorisez vos tâches en découpant votre travail en plusieurs petits morceaux. Chaque morceau correspond à une activité sur laquelle vous devez vous concentrer. Cette méthode se déroule ainsi en deux étapes. D’abord, vous segmentez vos tâches. Ensuite, vous restez focus sur une activité à la fois. Le chunking est une méthode particulièrement recommandée dans le traitement et la mémorisation des informations.
La méthode MoSCoW
La méthode MoSCoW a pour finalité de hiérarchiser les tâches pour identifier les plus urgentes selon leur degré de criticité. Vous facilitez ainsi votre processus de prise de décision et l’organisation de votre travail. Après avoir listé vos tâches, vous les catégorisez en les hiérarchisant suivant leur priorité. Enfin, vous regroupez les tâches de même catégorie.
Astuces pour organiser son emploi du temps au travail
Beaucoup souhaitent être plus productifs au travail, mais ne savent pas comment s’organiser. L’organisation est pourtant une compétence importante dans la réalisation de vos projets professionnels. Voici quelques astuces simples permettent d’y parvenir.
Créez une liste de tâches à accomplir chaque jour
Un moyen simple d’optimiser votre journée de travail consiste à identifier les tâches à effectuer et à établir votre to-do list dès votre arrivée au bureau. En effet, en créant une liste de tâches, vous obtiendrez une vision claire des objectifs à atteindre dans votre journée. Prenez l’habitude de commencer votre journée avec la création de cette liste. Elle constitue la base pour hiérarchiser et planifier vos activités pour être plus efficace. Mieux, vous pouvez éliminer les parasites ou voleurs de temps susceptibles de perturber votre organisation.
Estimez le temps pour chaque tâche
Créer votre to-do list ne représente que la première étape vers une meilleure organisation au travail. Il faut encore savoir estimer le temps nécessaire à allouer à chaque activité. Il est préférable de toujours commencer votre journée par les tâches les plus urgentes et les plus importantes. Pour éviter de vous mettre la pression, prenez cinq minutes de marge pour chacune d’elles.
Exécutez les tâches les plus importantes en premier
Pour améliorer votre efficacité et votre productivité, réaliser en premier les tâches les plus importantes reste la solution préconisée. D’une part, vous profitez de votre fraîcheur pour avancer plus rapidement. D’autre part, vous priorisez l’exécution des activités à forte valeur ajoutée. Dans les deux cas, vous obtenez de meilleurs résultats.
Ne planifier que 60% de son temps
La planification demeure une étape incontournable pour optimiser votre journée de travail. Toutefois, il faut faire preuve de flexibilité pour mieux gérer les imprévus. Ainsi, il est recommandé de ne planifier que 60?% de votre temps. Vous pouvez y faire face efficacement sans perturber votre emploi du temps du jour. Vous pouvez réaliser un planning ou mettre les tâches à faire dans votre agenda pour organiser votre temps de travail.
Utiliser des outils de gestion du temps
L’utilisation d’outils de gestion du temps peut vous être d’une grande aide si vous ne savez pas comment s’organiser au travail. Par exemple, Evernote aide à optimiser l’organisation des tâches. Cette application permet notamment de prendre des notes et de procéder à l’archivage des actions menées. Trello est un autre outil puissant pour visualiser et gérer vos tâches suivant votre emploi du temps. Avec son approche visuelle, il fournit une vue globale des flux d’activités et de leur état d’avancement. RescueTime est aussi une technologie performante pour gérer efficacement votre temps. Cette plateforme génère un rapport détaillé des activités réalisées sur votre ordinateur. Il est ainsi plus simple de prendre la mesure de ce qui a été fait.
6 astuces pour travailler plus efficacement
Vous pouvez mieux gérer votre temps en alliant les bonnes méthodes avec les outils les plus performants. Voici également quelques astuces et conseils à suivre afin de pouvoir travailler plus efficacement.
Pas plus de 5 tâches importantes par jour
Comme nous l’avons vu, il est essentiel de classer les tâches à accomplir en une journée pour identifier vos priorités. Toutefois, il faut restreindre à cinq au maximum le nombre de tâches importantes à exécuter. Cela vous évite de vous retrouver constamment sous pression, ce qui vous rendrait alors moins productif.
Réalisez une seule tâche à la fois
Pour ne pas vous éparpiller, vous devez éviter le multitasking. En effectuant simultanément plusieurs activités, vous avez du mal à vous concentrer. Cela influe sur votre efficacité, mais affecte aussi la qualité de votre travail. En effet, le multitasking est sujet aux interruptions constantes. Cette manière de travailler peut produire un résultat contraire à celui escompté et impacter négativement un projet de travail.
Le « Timeboxing » ou gestion par blocs de temps
Le timeboxing consiste à planifier votre journée de travail en la divisant en plusieurs blocs de temps. Puis, vous allouez une tranche horaire précise à l’exécution d’une activité bien déterminée. Ainsi, vous ne subissez plus votre emploi du temps et travaillez efficacement avec beaucoup moins de distractions.
Avantages d’une bonne gestion du temps pour le bien-être personnel
Dans la vie de tous les jours, bien gérer votre temps vous évite les pièges de la procrastination. D’abord, vous pouvez mieux gérer votre charge de travail et optimisez votre productivité. Ainsi, vous réduisez le stress associé aux échéances des livrables. Apprendre comment s’organiser implique de laisser dans votre emploi du temps une place à des moments de pause. Les pauses vous permettent d’aérer votre esprit quand vous en ressentez le besoin et de reprendre le travail de manière plus sereine et dynamique.
De plus, en étant efficace au travail, vous disposez aussi de plus de temps libre à consacrer à votre personne. Mieux, vous profitez davantage de votre temps de repos. Vous trouvez alors plus facilement l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée. Enfin, vous tirez plus de satisfaction du travail accompli, ce qui contribue à votre épanouissement, tant professionnel que personnel.
Apprenez à mieux vous organiser grâce à notre formation
Suivre une formation spécialisée fournit des réponses pertinentes à tous ceux qui souhaitent savoir comment s’organiser efficacement au travail. Vous découvrirez différentes méthodes pour décider des priorités, mieux gérer les urgences et faciliter votre travail, Ce qui vous permet d’anticiper et d’améliorer votre efficacité opérationnelle. Par ailleurs, vous acquérez les ressources technologiques appropriées pour vous aider dans votre organisation. Enfin, grâce aux apports de la sophrologie, vous pouvez effectuer une analyse de votre organisation personnelle. Ainsi, vous êtes moins vulnérable face aux situations stressantes.
