L’IA générative promet de faire gagner du temps aux responsables formation. Que ce soit dans la gestion des compétences et la gestion des carrières, dans les tâches administratives ou dans la conception de formations, les outils comme ChatGPT sont de véritables assistants virtuels.
IA génératives dans la formation professionnelle : de quoi parle-t-on ?
Qu’est-ce qu’une intelligence artificielle générative ?
On parle d’intelligence artificielle générative pour désigner une catégorie d’IA capable de créer des données, des vidéos, des images, des textes, des tableaux de manière indépendante. Contrairement à l’IA classique qui se concentre sur des tâches spécifiques telles que la classification, la prédiction ou la résolution de problèmes, l’IA générative produit de nouvelles données en reproduisant la capacité cognitive d’un être humain.
Comment fonctionne l’intelligence artificielle générative ?
L’IA générative utilise des modèles d’apprentissage automatique (Machine Learning) pour créer du contenu. Ce procédé se fait grâce à un système de réseaux de neurones artificiels appelés les réseaux génératifs adverses (GAN) et les réseaux de neurones récurrents (RNN).
Comment l’IA générative fait-elle gagner du temps au responsable formation ?
Le principal atout de l’IA générative pour les professionnels de la formation et les ressources humaines est le gain de temps. Concrètement, ces outils peuvent être utilisés pour :
- automatiser certaines tâches répétitives et à faible valeur ajoutée (ex : dossiers de financement, plan de GEPP…) ;
- aider le responsable formation à prendre des décisions éclairées (ex : recommandations à partir des données fournies pour la gestion des talents) et à optimiser les ressources (ex : suggestions de formations personnalisées).
Les enjeux de l’IA générative pour les responsables de formation en entreprise
Si l’IA générative a de quoi séduire, elle soulève quelques interrogations et enjeux :
- La sécurité des données. Faut-il partager des données sensibles à une IA générative ? Comment garantir la protection de ces informations ? À l’heure actuelle, il est recommandé de ne pas utiliser de données stratégiques et personnelles dans une IA générative.
- La justesse des réponses. L’origine de la source n’est pas précisée par l’IA. L’utilisateur doit donc garder un esprit critique et avoir des connaissances sur l’objet de la requête.
- La pertinence des résultats. Il est important de savoir utiliser l’IA et maîtriser l’art du prompt pour obtenir des résultats à la hauteur de ses attentes.
6 situations où l’IA générative va faire gagner du temps aux responsables formation
#1- La cartographie des compétences
Construire une cartographie des compétences n’est pas une tâche simple. Il faut auditer et énumérer les hard skills et les soft skills associées à chaque poste et à chaque talent à un moment T. C’est donc un travail qui prend du temps : plusieurs mois ou années.
L’IA générative est en mesure de faire un état des lieux précis des compétences de votre entreprise en quelques clics. Plus précisément, une IA intégrée dans un outil comme la solution rh digitalisée 360Learning peut :
- Créer une cartographie des compétences automatiquement à partir de votre base de données ;
- Fournir une analyse prédictive et personnalisée en identifiant notamment des écarts de compétences, en suggérant des formations personnalisées ;
- Aider à construire le plan de formation.
#2- La conception de formations
L’IA générative est un outil en mesure de faire gagner du temps aux responsables formation chargés de concevoir des parcours pédagogiques. Tout d’abord, dans la phase de recherche et d’idéation, l’IA aide à explorer, cadrer un sujet et challenger les idées. Le responsable formation peut demander à l’IA de lister les enjeux d’un sujet en entreprise, les avantages à se former et les risques à ne pas le faire. Il peut aussi l’interroger sur les différents angles de traitement d’une thématique.
L’IA est aussi utilisée pour créer une base de scénarisation pédagogique structurée à partir d’un cahier des charges. L’IA générative est également en mesure de produire des bases de contenus simples (textes, fiches techniques, scripts, vidéos, images) et même d’être utilisée en formation pour, par exemple, entraîner l’apprenant à parler dans une langue étrangère.
#3- La gestion administrative
Les métiers de la formation professionnelle comportent une partie administrative. Ces missions administratives à faible valeur ajoutée peuvent être déléguées à un assistant virtuel. Plus précisément, une intelligence artificielle est en mesure de :
- Écrire des emails ;
- Rédiger des rapports et des documents administratifs ;
- Organiser des plannings de formation ;
- Automatiser des processus administratifs répétitifs : saisie de données, gestion de fichiers, gestion de formulaires, tableaux de bord…) ;
- Participer à la prise de notes en réunion ;
- Aider à choisir un prestataire de formation. Une IA comme ChatGPT est capable d’analyser des critères tels que le coût, la localisation, le contenu pour identifier le bon organisme.
#4- Synthétiser un rapport de loi
La législation en matière de formation professionnelle et de droit du travail évolue régulièrement. Le responsable formation fait un travail de veille pour être à jour des nouveautés législatives et anticiper leur impact sur l’entreprise. Grâce à l’IA générative, ce travail est susceptible d’être délégué sous couvert de vérification. Concrètement, l’IA est capable de résumer les points essentiels d’un projet de loi, d’une loi votée.
L’intelligence artificielle peut aller plus loin et aider le responsable formation à identifier les mesures et actions prioritaires à prendre, et les erreurs à ne pas faire.
#5- Suivre les KPIs formation
Il est possible de programmer l’IA générative pour identifier et suivre en temps réel les KPIs tels que le nombre d’heures de formation, le taux de complétion, et la satisfaction des apprenants. À partir de ces données, l’outil réalise un rapport fournissant des analyses détaillées. Ce rapport sert de base pour adapter rapidement les programmes et parcours d’apprentissage.
#6- Créer des grilles d’évaluation
Créer une grille d’évaluation est un procédé long et fastidieux. Une IA générative peut s’en charger à condition de lui fournir des éléments précis et complets. Pour réaliser un bon prompt et avoir une grille d’évaluation pertinente, quelques conditions sont à respecter :
- Préciser l’objectif de la formation. L’évaluation a-t-elle pour but d’évaluer les connaissances techniques des apprenants ? Leur capacité à résoudre un problème précis ? Leur créativité ?
- Définir des critères d’évaluation. Précisez les critères spécifiques que vous souhaitez que les formateurs évaluent chez les apprenants ;
- Organiser la grille d’évaluation. La grille doit être structurée de manière claire et logique ;
- Présenter les niveaux de notation. C’est à vous de définir les différents niveaux de notation dans la grille d’évaluation en fournissant des descriptions précises de chaque niveau ;
- Inclure des exemples. Pour chaque critère d’évaluation, listez des exemples concrets ;
- Intégrer des feedbacks pour enrichir votre grille d’évaluation.
IA générative : exemples d’outils à utiliser dans le secteur de la formation professionnelle
- ChatGPT : c’est un programme conversationnel conçu pour générer automatiquement du contenu à partir d’un contexte donné, en utilisant de la data précédemment collectée (articles, livres, études…) ;
- Bard : IA développée par Google, il est le concurrent de ChatGPT pour engager des conversations et générer différents types de contenus ;
- Mistral : une IA française qui propose les mêmes fonctionnalités que ChatGPT et Gemini ;
- DALL-E : cet outil génère des images à partir de requêtes textuelles. Cette IA est intéressante pour illustrer des concepts, des idées en formation ;
- Edtake : une plateforme de conception et de production de formations. Le logiciel créé des activités pédagogiques à partir de zéro ou à partir de supports (PDF, vidéos, URL, etc.), puis les transforme en contenus de formation : vidéos, QCM… Le contenu s’exporte pour être intégré à un LMS ou à un LEP ;
- Notion : une solution de no code pour gérer, organiser, planifier, collaborer, suivre des projets.
En résumé, l’IA générative se présente comme un véritable allié du responsable formation. Savoir utiliser ces outils est aujourd’hui indispensable pour gagner du temps et être plus productif. Chez Comundi, nous proposons des formations pour apprendre à utiliser efficacement l’IA générative.
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