Un projet digital désigne un ensemble de mutations à opérer pour permettre la digitalisation de la structure d’une entreprise et de son mode de fonctionnement. Il nécessite la conception et l’adoption de solutions numériques adaptées aux besoins identifiés, ainsi qu’un style managérial et une méthode de travail spécifiques. Réussir sa mise en place et sa gestion revêt ainsi une importance stratégique pour le développement de l’activité et la pérennité de l’organisation.
Définir le cadre et les objectifs du projet digital
Pour faciliter le pilotage de projet digital et optimiser les chances de réussite, il convient de bien définir son cadre. Le cadrage vise à identifier les besoins réels de l’entreprise pour mieux le conceptualiser. De ce fait, vous avez la possibilité de murir votre réflexion sur les actions à entreprendre. Cela implique de délimiter l’étendue du projet et les moyens indispensables à son succès, ainsi que d’arrêter le budget d’exploitation. Vous ciblez aussi les 20 % des besoins qui génèrent 80 % de valeur.
Par ailleurs, bien cadrer un projet numérique revient à formaliser le contexte et définir la cible. Cela consiste en une analyse de l’existant : le positionnement, le niveau de sécurité exigé, les contraintes techniques, les priorités, etc. Quant à la définition des objectifs, elle doit s’inscrire dans la stratégie digitale. Leur bonne compréhension avant le démarrage favorise l’atteinte des résultats escomptés. Ils impactent de plus la constitution de l’équipe opérationnelle et le choix des outils à utiliser.
Constituer une équipe de projet productive et efficace
Le facteur humain fait partie des dimensions essentielles du pilotage de projet digital et de sa réussite. Autrement dit, il ne suffit pas de rassembler un groupe d’individus avec les compétences techniques utiles. Il faut savoir insuffler un véritable esprit d’équipe pour permettre une collaboration efficace et la réalisation des objectifs de départ. Le choix du chef de projet est ainsi primordial. En tant que premier responsable de l’organisation générale, il identifie les bons profils et les fait collaborer en parfaite synergie.
Outre la connaissance du dossier et une solide expérience professionnelle, le pilote du projet doit posséder les qualités d’un leader comme l’humilité et la rigueur. Il planifie et optimise l’utilisation des ressources à sa disposition. Selon les chiffres publiés par le Project Management Institute, le gaspillage des ressources consécutif à une mauvaise planification s’élève jusqu’à 11,4 %. Il incombe donc au chef de projet de bien rédiger le cahier des charges, établir et suivre le planning d’exécution, et coordonner son équipe.
Planifier une feuille de route et définir les besoins techniques
Après avoir conceptualisé et formalisé l’idée, la prochaine étape du pilotage de projet digital consiste à planifier sa réalisation. Cette feuille de route détermine le scope, les diverses fonctionnalités et les livrables. Vous établissez un planning détaillé en veillant au réalisme des échéances. Vous documentez les tâches à effectuer avant de passer à l’estimation des ressources utiles à leur mise en œuvre : personnel, outils technologiques et budget. Puis, vous désignez un responsable et précisez le délai d’exécution pour chacune d’elles.
L’identification des besoins techniques occupe aussi une place prépondérante dans le pilotage de projet. Au centre de tout projet numérique, la technologie affecte directement la phase de développement. Cela comprend, par exemple, le choix du logiciel de gestion de projet, de la plateforme d’hébergement, etc. Vous disposez ainsi d’un plan d’action détaillé et réaliste qui vous permet de mesurer l’avancement des travaux et d’apporter les ajustements nécessaires le cas échéant. Cela vous évite d’éventuels retards et des coûts additionnels.
Évaluer les risques et gérer le développement du projet digital
Le pilotage de projet digital intègre l’identification et l’évaluation des risques. En estimant leur probabilité et leur impact, vous réduisez les possibilités qu’ils surviennent pendant la phase de réalisation. Dans cette optique, vous élaborez aussi un ou plusieurs plans de contingence. Ils ont pour objectif d’impacter le moins possible le développement avec des retards et des surcoûts importants. Réaliser dans les règles de l’art ces différentes étapes en amont maximise les chances de succès de votre projet numérique.
Lors de la mise en production, la gestion de l’équipe tient une place essentielle. Le chef de projet s’assure que chaque collaborateur comprend ses attributions et contribue à la hauteur de ses responsabilités. Il coordonne aussi les efforts pour gagner en efficacité et respecter les délais impartis. Une bonne communication est aussi vitale en matière de pilotage de projet. Il ne se borne pas uniquement à la planification et l’organisation de l’équipe et des tâches. Cela soude les membres autour du pilote de projet et les motive.
Assurer le suivi du développement et les actions correctives
La réalisation d’un projet numérique n’étant jamais à l’abri de changements, il convient d’adopter une méthode agile. Plus flexible et plus adaptable, une telle approche favorise la collaboration et les échanges entre les différentes parties prenantes. Ceci simplifie le pilotage de projet et permet une amélioration continue tout au long de la phase de développement. Vous évitez ainsi une éventuelle perte de visibilité entre les spécifications techniques dans le cahier des charges et les livrables attendus.
Durant cette étape, le chef de projet effectue aussi un suivi rigoureux de l’avancement par rapport au planning. Vous devez choisir les bons indicateurs clés de performance pour évaluer les résultats. Si nécessaire, vous organisez régulièrement des réunions de travail pour mesurer les progrès et procéder aux ajustements le cas échéant. Cela peut notamment passer par une réorganisation des tâches au sein de l’équipe. Pour faciliter le suivi et l’évaluation de votre projet digital entre planning prévisionnel et réalisations réelles, il vous faut recourir à des outils de gestion de projet. En suivant ces étapes essentielles, vous parviendrez à mettre en place votre projet digital avec succès. Cependant, si vous rencontrez des difficultés, n’hésitez pas à vous faire accompagner ou à suivre une formation piloter et manager un projet digital.
