Dans l’élaboration du plan de développement des compétences de l’entreprise, l’étape de recueil et d’analyse des besoins de formation est une étape primordiale et décisive. Cependant, une étape de réflexion préalable est indispensable afin d’identifier les besoins en formation et les hiérarchiser.
Le rôle du responsable formation dans l’identification des besoins en formation
Le besoin en formation, c’est l’écart entre les compétences actuelles des salariés et celles qui sont requises pour réaliser une tâche ou atteindre un résultat souhaité.
L’identification des besoins en formation consiste à mesurer cet écart, c’est –à-dire à cerner les compétences à acquérir ou à améliorer chez les salariés.
En réalité, les besoins en formation n’existent pas en soi. C’est au responsable formation d’identifier des objectifs à atteindre, des problèmes éventuels à régler, des changements à anticiper pour lesquels la formation est une réponse pour combler un écart entre les compétences acquises et les compétences requises.
Ce dernier doit savoir identifier les facteurs (technologiques, nouvelles pratiques, dispositifs, actualités…) qui sont sources de changement et par conséquent, sources de besoin en formation.
Ce dernier doit rester en veille pour que le système de collecte soit performant. La plupart du temps, l’analyse et le recueil des besoins se fait entre juin et septembre avant d’établir le plan de développement des compétences et de le présenter au Comité d’entreprise lors des réunions prévues.
L’identification des besoins en formation est une phase cruciale pour le succès de la formation parce qu’elle permet :
- de se donner une vision globale de la situation afin de s’assurer d’élaborer un plan de formation et d’intervention cohérent ;
- de s’assurer que les problèmes de rendement liés à une formation insuffisante seront bien cernés ;
- de s’assurer d’investir dans le développement des compétences qui méritent une amélioration ;
- d’instaurer lorsque cette phase est réalisée en collaboration avec les salariés, un climat favorisant l’apprentissage et l’amélioration continue.
Notez-le : avant d’établir les besoins en formations des salariés, il faut commencer par une réflexion sur les projets d’entreprise.
Attention : il n’est cependant pas nécessaire de se projeter dans un avenir trop lointain. Il est également intéressant de se faire accompagner par l’OPCO dont relève l’entreprise.
L’analyse du savoir-faire individuel et collectif
Le responsable formation doit se positionner comme un consultant interne dans l’entreprise pour l’identification des besoins individuels et collectifs auprès des différents acteurs.
Attention : les besoins personnels ne sont pas en lien avec le poste. Les besoins individuels sont en lien avec le poste ou son évolution. Les besoins collectifs concernent un groupe de personnes.
Le responsable formation doit donc se positionner sur la situation globale de l’entreprise. Il doit se poser les questions suivantes : Quel est le niveau de compétences ? Le savoir-faire ?
Il convient d’analyser objectivement la situation de l’entreprise, ses points forts ainsi que ses points faibles. Cette approche permettra de faire un tour d’horizon des besoins et de déterminer les besoins en formation à savoir :
- adaptation aux postes de travail,
- perfectionnement des compétences
- ou encore meilleure gestion comptable et financière.
Attention : il faut faire une distinction entre l’inventaire des besoins et leur prise en compte.
De plus, il faut aussi réfléchir à l’évolution de l’entreprise complète en réfléchissant sur les ressources et les compétences dont l’entreprise aura besoin dans les années à venir.
Notez-le : cette première étape revêt une dimension stratégique car elle permet finalement une analyse de la compétence que l’entreprise possède actuellement dans l’entreprise et permet de réfléchir sur l’évolution future. Pour cela, il faut se doter et utiliser des outils adaptés.
Notez-le : un « bon » outil est un outil que vous adaptez au contexte de l’entreprise. Le responsable formation ne doit pas hésiter à créer ses propres outils.
L’entreprise peut décider d’utiliser « le questionnaire » sur les besoins en formation. En effet, un questionnaire peut être remis à la fois au responsable de service et aux salariés. Il s’agit donc là de sonder directement les personnes concernées.
L’entretien professionnel désormais obligatoire tous les 2 ans depuis la réforme du 5 mars 2014 va aider le responsable formation a déterminé les formations dont les salariés ont besoin.
Attention : Cet entretien doit être formalisé dans un écrit et l’employeur doit remettre une copie au salarié.
De plus, tous les 6 ans, l’entretien professionnel devra faire état des lieux récapitulatifs du salarié, afin de s’assurer :
- qu’il a bénéficié tous les 2 ans des entretiens professionnels ;
- qu’il a suivi au moins une action de formation ;
- qu’il a acquis des éléments de certification par la formation ou par une VAE ;
- qu’il a progressé sur le plan salarial ou professionnel.
Que faire des besoins recueillis ?
Le responsable formation doit trier et hiérarchiser les besoins recueillis afin de déterminer les actions prioritaires. Pour cela, il convient de :
- différencier les demandes relevant du plan de celles du CPF,
- identifier les actions répondant aux objectifs définis dans la politique de formation, si cette dernière est formalisée ;
- repérer les actions pour lesquelles il existe des fonds mutualisés. Le responsable formation peut ainsi faire appel à son OPCO ;
- définir un ordre de priorité en fonction de l’urgence et de l’importance de l’action. L’entreprise peut y mettre des indicateurs sur les actions.
Notez-le : établir les priorités, c’est choisir d’investir ses efforts de formation là où ils rapportent le plus, compte tenu des contraintes
Il faut donc inventorier et sélectionner les besoins en formation. Cette double démarche conduit donc à lister un ensemble de besoins en formation.
En fonction des résultats, le responsable formation peut construire le plan de développement des compétences de l’entreprise.
Notez-le : dans un souci de transparence, il est important de communiquer aux salariés les actions retenues et non retenues et d’en expliquer les raisons.
L’étape de recueil et d’analyse des besoins servira à évaluer les actions de formation réalisées. En effet, telle action a-t-elle répondu de manière satisfaisante au besoin exprimé ? Etait-ce une réponse adaptée sur le fond comme sur la forme ? Quels sont les points d’amélioration possibles ?
