Open-spaces : élaborer et aménager des espaces agréables à vivre

En France, l’open-space a en général une connotation négative. Les gens s’imaginent un espace sans fin avec des postes de travail à l’infini, comme on pouvait le voir dans certaines images des bureaux américains des années 1970-1980. Il faut bannir de son vocabulaire le mot « open-space », et le remplacer par « espace collaboratif » ou « espace d’équipe ».
En effet, il s’agit d’un espace qui est partagé par un groupe de personnes qui travaillent ensemble, où l’information circule de façon plus fluide et immédiate. On se parle, on communique, on échange : on produit et construit ensemble !

L’open-space : avantages et inconvénients

Tout d’abord, l’open-space :

• favorise l’échange d’informations de façon plus directe et il permet d’avoir une meilleure visibilité entre collaborateurs. On parle alors de gain de temps dans la prise de décision.
• De plus, il permet d’obtenir une réduction des mètres carrés et donc des coûts pour les entreprises en rationalisant l’espace.

Par contre, on constate :

• un manque d’intimité et de repères  qui sont liés à la notion d’espace commun. Vivre en communauté peut s’avérer parfois difficile car cela signifie respecter l’autre et se faire respecter.
• Il ne s’agit pas de vivre caché derrière quatre murs et un ordinateur ! Il faut utiliser tout l’espace dont on dispose.
  En effet, il s’avère opportun de s’installer à des espaces différents au cours de la journée comme  » la salle de réunion » pour trouver de l’intimité et de la confidentialité afin d’accomplir ses tâches, si besoin.
• On peut aussi ajouter des solutions de traitement acoustique voire du mobilier adéquat.

Des espaces collaboratifs pour tous les métiers

Les cultures d’entreprises sont indispensables dans la vision du bureau de demain et elles sont différentes d’une entreprise à une autre. Nous nous tournons de plus en plus vers des espaces collaboratifs car le partage est synonyme de réussite  pour tous les métiers confondus et il n’y a quasi plus de métiers isolés !

A l’heure actuelle, les métiers de la finance ou métiers légaux ainsi que les RH voire même les chercheurs peuvent partager des espaces  communs de la même manière qu’une équipe créative. D’ailleurs, c’est monnaie courante : dans les pays anglophones, les équipes de dirigeants et des comités de directions travaillent dans des espaces collaboratifs sans bureaux fermés et cela déjà depuis au moins 20 ans.

Les règles de base à respecter pour concevoir des open-spaces agréables

Comme pour tout changement dans notre vie (se marier, avoir des enfants, changer de maison, changer de travail, aller vivre à l’étranger, etc…), aller dans un nouvel environnement de travail demande une période d’adaptation. Il faut donc toujours trouver les mots et les arguments pour expliquer et « dédramatiser » les situations de résistance ou de refus. Il ne faut pas que le changement soit considéré comme une rupture et un « saut dans le vide », mais plutôt comme une évolution vers de nouveaux modes de travail plus adaptés à l’évolution naturelle et vertigineuse des technologies et des synergies entre collègues, management, clients/fournisseurs…  N’oublions pas que nous sommes dans un monde où les mots « globalisation », « organisation matricielle » et « multi-sites » sont de plus en plus vrai.  Il faut certainement un certain degré d’adaptation, mais l’adaptation peut être facilitée en comprenant les raisons liées au changement. On n’est pas forcément opposé au changement, mais on refuse qu’on nous l’impose !

Mettre en place une démarche participative et à l’écoute des collaborateurs est certainement une façon de créer un esprit de co-construction !
Voici des pistes de réflexion envisageables pour faire en sorte que l’acceptation se fasse au mieux :

• • 1. Instaurer le dialogue avec les bons interlocuteurs selon les différentes étapes d’un projet :
       – La direction générale pour la phase de la programmation stratégique
       – Les responsables ou directeurs des divisions/services pour le macro zoning
       – Des groupes de collaborateurs pour la compréhension des différents métiers
       – Des groupes spécifiques pour le branding, l’IT, le rangement et l’archivage, etc.
       – Les partenaires sociaux : tout au long du projet
    2. Travailler sur des règles de vie en commun dans le nouvel environnement de travail. Il faut que tous les espaces soient compris et appréhendés. Un environnement de travail ne peut pas être composé que d’espaces collaboratifs. Il est essentiel d’intégrer des salles de réunions des tailles diverses et variées, des espaces d’échanges informels, des espaces de concentration individuelle…
    3. Mettre en place une étude de post-occupation 3 à 6 mois après l’aménagement dans les nouveaux locaux pour comprendre ce qui a bien marché et travailler sur d’éventuels axes d’amélioration.

Les clés de succès d’un passage en open-space

La clef du succès d’un projet d’entreprise sont la communication et l’accompagnement.
Il s’agit de comprendre les objectifs et le fonctionnement d’un entreprise en termes d’évolution des modes de travail et de processus pour analyser, étudier et proposer un environnement de travail qui soit adapté.
Il faut donc :

• • • Analyser la situation actuelle et se poser les bonnes questions sur les objectifs du business, la culture de l’entreprise, son image de marque et l’évolution des métiers.
  • • Mettre en place un dispositif d’accompagnement et de communication avec l’ensemble des collaborateurs en partant de la direction générale et en incluant les partenaires sociaux dans le projet en amont afin d’écouter, de partager, de proposer, et d’expliquer tout au long du développement du projet et de ses différentes étapes.
  • • Travailler sur un concept d’aménagement qui soit le résultat d’un travail de collaboration avec l’entreprise, adapté aux objectifs de la direction générale et organisé autour des synergies principales entre les différents groupes, avec tous les espaces nécessaires au bon fonctionnement du business et des métiers.

Une bonne dose d’écoute, de force de proposition et d’adaptabilité ainsi qu’une créativité proactive sont donc nécessaires !