« Si vous n’arrivez pas au bout d’un projet, reprenez à zéro et essayez de faire ce que vous a conseillé l’assistante de direction ». Cette citation anonyme, adaptée de l’anglais, illustre avec humour ce qui caractérise le mieux une assistante de direction : son bon sens, ses capacités d’organisation et son expérience de la vie en entreprise. En effet, une assistante de direction est loin d’être une simple secrétaire qui prépare le café avant les réunions ou tape des courriers comme au temps des sténodactylos.
La fonction d’assistante de direction, ou executive assistant en anglais, a gagné ses lettres de noblesse et élève celle qui l’occupe au rang de véritable copilote de son manager. On parle d’ailleurs plus fréquemment d’assistante de direction que d’assistant de direction car la profession est encore largement féminisée. Cependant, les hommes peuvent tout-à-fait occuper ce type de poste et s’y épanouir car le travail au contact d’un manager de talent peut s’avérer un tremplin intéressant.
Quelles sont les missions d’un(e) assistant(e) de direction ? Comment acquérir les compétences nécessaires ? Si différents parcours peuvent mener à ce poste, il est également possible de suivre une formation assistant(e) de direction en première intention ou dans le cadre d’une reconversion.
La polyvalence avant tout
Un(e) assistant(e) manager est amenée à effectuer des tâches très variées selon la nature du secteur dans lequel elle évolue, le degré de séniorité de son directeur, les projets qui lui sont confiés, etc.
Dans tous les cas, un(e) assistant(e) manager doit être une personne organisée, fiable, rigoureuse et persévérante. Elle est amenée à manipuler de nombreux documents et contrats, y compris confidentiels, à envoyer des mails et des courriers officiels. Son orthographe doit être irréprochable.
Elle peut également rédiger des dispositives sur des logiciels comme PowerPoint, gérer des budgets sous Excel ou encore des commandes sur SAP. Il est nécessaire qu’elle maîtrise le Pack Office et qu’elle sache se former aux nouveaux systèmes d’information que son entreprise choisit de déployer.
Sauf si son entreprise est purement française et n’exporte pas ses produits, un(e) assistant(e) manager parle généralement l’anglais couramment ainsi qu’une ou plusieurs langues étrangères. Elle participe parfois à des travaux de traduction ou d’interprétariat.
Enfin, un(e) assistant(e) manager doit savoir garder son calme face aux situations de stress. En cas de crise, c’est elle qui rassure la direction, réorganise les priorités et propose des solutions. Une bonne présentation et une aisance orale sont donc des qualités fondamentales. Professionnalisme et sérénité contribuent à la stabilité de l’entreprise.
Un(e) secrétair(e) augmenté(e) ?
Le site www.officeopro.com recense les activités suivantes comme étant typiques d’une secrétaire :
- La réception et la transmission du courrier
- La prise des appels téléphoniques
- L’organisation et la modification de l’emploi du temps
- Les prises de rendez-vous et l’organisation des déplacements de son supérieur hiérarchique
- La rédaction de mails, de comptes-rendus et documents divers
- La prise de notes d’informations importantes
- La préparation de dossiers
Il s’agit donc essentiellement de tâches opérationnelles et de nature administrative.
Si une assistante de direction peut également s’occuper de ces sujets, elle est amenée à effectuer des travaux plus transverses et plus approfondis. Par exemple, elle peut faire des recherches et fournir des informations importantes (statistiques, études sectorielles, relecture de clauses juridiques…). Elle connaît parfaitement l’écosystème de sa direction et gère les relations entre collaborateurs, associés, partenaires, etc. Elle joue le rôle de facilitateur, organise les réunions stratégiques, les événements conviviaux internes et externes pour fêter les réussites, les arrivées et les départs des nouveaux collaborateurs, la signature de nouveaux deals avec des clients…
Ces dernières années, les assistant(e)s de direction tendent à travailler davantage en mode projet : elles coordonnent les personnes qui évoluent dans la direction afin de les amener à un résultat défini par leur manager.
D’une manière générale, un(e) assistant(e) de direction joue un rôle clef dans les prises de décision de son responsable. Véritable pilier de l’organisation, elle se révèle indispensable et doit faire preuve d’une grande disponibilité.
Des études appréciées mais plusieurs parcours possibles
La fonction d’assistant(e) de direction est extrêmement recherchée et les bons profils se font rares. Certaines choisissent même d’exercer en freelance pour plusieurs clients.
Le site www.hellowork.com cite les études suivantes comme pouvant mener aux métiers de l’assistanat :
- Bac Pro en gestion et administration
- Bac Technologique en Sciences technologies du management et de la gestion
- DUT Gestion administrative et commerciale
Le parcours classique pour devenir assistant(e) de direction consiste à suivre un Brevet de Technicien Supérieur ou encore un premier cycle généraliste à l’université. Une expérience significative dans un groupe solide ou une PME dynamique, même en intérim, valide cette première étape.
Ensuite, l’assistant(e) de direction peut se spécialiser dans un secteur (industriel ou tertiaire) ou encore dans une fonction (juridique, comptable, achats, export, formation, ressources humaines…). Il / Elle peut assister un ou plusieurs directeurs selon les besoins.
Enfin, depuis quelques années, les assistant(e)s de direction assurent souvent un rôle de community manager sur les réseaux sociaux en communiquant sur les événements organisés par leur société, les partenariats noués, les prix remportés, etc.
C’est pourquoi de plus en plus de personnes choisissent de devenir assistant(e) de direction après une première carrière qui ne leur convient plus. Avec la place croissante occupée par les outils informatiques, les assistantes de direction « nouvelle génération » peuvent se consacrer à des activités plus créatives intégrant par exemple la gestion de projets, les outils de représentation graphique, etc.
Pour accéder à ce type de carrière, il est fortement recommandé de suivre une formation assistant(e) de direction solide. Le site www.activassistante.com fait état d’un « marché tendu et orienté mieux-disant ». Concrètement, cette fonction offre de belles perspectives de carrière à celles et ceux qui sauront suivre la meilleure formation assistant(e) de direction et saisir les opportunités correspondantes.