Méthodologie en vogue, la gestion en mode projet consiste à faire travailler des collaborateurs issus d’une même équipe ou d’équipes différentes autour d’un projet en commun. En faisant le choix de cette organisation, le management n’est plus vertical. Horizontal et transverse, il permet de gagner en efficacité et en fluidité.
#1 Nommer le bon chef de projet
Pour travailler en mode projet, la nomination du chef de projet revêt une importance stratégique. En charge de son bon déroulement et de sa réalisation, il agit comme un chef d’orchestre. Il lui incombe d’évaluer les besoins, de répartir équitablement la charge de travail, d’animer l’équipe, etc. Il assure l’exécution dans les règles de l’art des différentes tâches. Pour ce faire, il doit se mettre à l’écoute et montrer l’exemple. Il s’occupe aussi du suivi de l’avancement jusqu’à l’aboutissement du projet.
#2 Avoir la bonne recette
En mode projet, il est impératif d’établir dès le départ un cahier des charges précis. Il est nécessaire de définir les contours du projet avec la plus grande précision. Cela permet de bénéficier d’une vision claire avec les objectifs à atteindre. Le chef de projet ainsi que chaque membre de son équipe disposent de l’ensemble des informations importantes pour mener à bien leurs missions. Le cahier des charges doit expliciter le contexte et les enjeux, les objectifs, le budget, le planning, les compétences, etc.
#3 Constituer une brigade
Travailler suivant cette méthodologie requiert la constitution d’une équipe compatible avec la nature et l’envergure du projet. Le chef de projet doit réunir des personnes avec des compétences précises. En plus, il est essentiel que les collaborateurs choisis soient en mesure d’occuper plusieurs fonctions différentes pour des projets variés. Il faut aussi qu’ils soient autonomes en termes d’organisation et capables de réaliser en même temps plus d’une tâche. La polyvalence et l’adaptabilité sont de mise.
#4 Chacun à son poste
Lorsque vous passez en mode d’organisation projet, le travail d’équipe est d’une importance vitale. Pour que le projet se déroule selon le planning et les prévisions, il faut que tous les collaborateurs assimilent leurs rôles et responsabilités respectifs. Chacun doit connaître ses tâches et les accomplir dans les délais impartis. Même si l’équipe est composée de membres qualifiés et expérimentés, ils doivent savoir quoi faire et dans quelle direction avancer. Cela favorise une collaboration efficace.
#5 Tout le monde sur le pont
Pour certains collaborateurs, travailler en mode projet peut être déroutant après avoir fonctionné de nombreuses années en mode traditionnel. Le changement étant de taille, l’assimiler en un minimum de temps et le mettre en place n’est pas toujours évident. D’abord, il est primordial de les impliquer et de gagner leur adhésion. De même, il est crucial de les accompagner pour les aider à trouver leurs repères le cas échéant. Le chef de projet doit apporter des réponses claires pour lever leurs craintes.
#6 Un bon mental, ça se travaille
Le mode d’organisation projet contribue à la transformation d’une entreprise « classique » en une entreprise collaborative. Une fois que le chef de projet est arrivé à convaincre ses collaborateurs du bien-fondé du changement de mode de travail, il doit le faire adopter par l’ensemble de l’entreprise. Le nouveau mode de fonctionnement doit être ancré dans la culture d’entreprise. Ce qui implique une initiation aux diverses techniques de travail et surtout, en gestion de projet pour plus de créativité.
#7 Travailler ensemble, la clé de la réussite
Le travail en mode projet repose en grande partie sur la coopération entre les différents membres de l’équipe. D’une part, le chef de projet doit préciser les tâches et les responsabilités de chacun de ses collaborateurs. D’autre part, il faut qu’il facilite autant que possible le travail des autres membres des équipes dans lesquelles ils sont affectés. Il est vital qu’il garde à l’esprit que les groupes ne sont pas fixes. Il doit donc prévenir d’éventuelles difficultés relationnelles pouvant affecter la performance globale.
#8 On communique, on échange, on sait qui fait quoi
Pour que la collaboration soit efficace entre les membres d’un même groupe et entre les différentes équipes, la communication interne tient une place prépondérante. Ainsi, le partage de l’information conditionne la réalisation des projets en cours et l’atteinte des objectifs. À ce titre, il faut promouvoir une bonne communication interne. Cela évite les pertes d’efficacité suite à des processus répétitifs, des projets similaires, etc. L’ensemble de l’entreprise doit donc avoir accès aux mêmes informations.
Outre la communication interne à l’entreprise, une communication ouverte entre les membres d’un même groupe est importante pour le travail d’équipe. Sa mise en place relève de la responsabilité du chef de projet. Il doit être facilement accessible. Par ailleurs, il lui revient de les tenir au courant des évolutions des projets en cours. En adoptant la « politique de la porte ouverte », il est plus simple et rapide de faire le lien entre les collaborateurs. Cela fluidifie aussi les différents échanges entre eux.
#9 La formation et les bons outils : le duo gagnant
Travailler en mode projet nécessite la disponibilité des compétences et le recours à différents outils de collaboration pertinents. En premier lieu, miser sur la formation continue des collaborateurs est obligatoire pour améliorer la qualité du travail. Cela participe aussi à la fidélisation des talents. Après, il faut utiliser les bons outils pour optimiser la productivité. L’installation de logiciels de centralisation de données et de gestion de projet en est un exemple pour faciliter et favoriser le travail en équipe.
Maintenant, vous avez la recette, il ne vous reste plus qu’à développer votre projet !