Office manager
Qu’est-ce qu’un office manager ?
Quelle que soit la taille de l'entreprise, il est impératif qu'il y ait une personne pour prendre en charge les différentes tâches relatives à la gestion pour assurer le bon fonctionnement de l'organisation. Cette responsabilité revient à l'office manager ou OM, une profession de service et d'assistance. Encore peu connu dans l'Hexagone et souvent confondu avec l'assistant de direction, ce professionnel multitâche se situe à mi-chemin entre le responsable administratif et l'assistant de direction. À cet effet, occuper ce poste nécessite une grande polyvalence et certaines compétences spécifiques.
Rattaché directement au directeur général, il se voit confier des missions étendues et très diversifiées. En fonction de l'entreprise qui l'emploie, celles-ci peuvent toucher à l'optimisation des conditions de travail, à la gestion des services généraux, au suivi budgétaire, à la communication, etc. En somme, il s'occupe de n'importe quelle activité administrative, comptable et juridique qui concourt à la bonne marche de l'entreprise au quotidien. En priorisant les différentes demandes, il soulage son supérieur hiérarchique direct qui peut alors se concentrer sur ses principales tâches.
Les missions de l’office manager
Contribuant au bon fonctionnement d'une entreprise, l'office manager veille sur la cohérence entre la direction générale et les collaborateurs. De plus, il coordonne les relations entre les diverses équipes de la structure et l'extérieur. À ce titre, son périmètre d'action est très large :
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Gestion des services généraux
La gestion des services généraux a trait à l'administration de l'entreprise au quotidien. Cette mission inclut notamment la gestion de la logistique (envoi, réception, tri et dispatch des courriers, archivage, etc.) et la gestion du mobilier, du matériel de bureau et des stocks de fournitures administratives, mais aussi la supervision des travaux d'entretien et de nettoyage des locaux de l'entreprise. -
Gestion et coordination de projet
Il incombe aussi à ce professionnel ultra polyvalent de garantir l'équilibre et la cohésion des équipes en interne (gestion des évènements professionnels, organisation d'afterwork, etc.). -
Accompagnement et motivation des collaborateurs
Au début de chaque exercice, l'entreprise détermine les objectifs de performance à atteindre. Pour les réaliser, il faut un accompagnement adapté et une bonne stimulation des collaborateurs. Cela implique la mise en place d'une atmosphère propice à la prise de responsabilité et au travail collaboratif. -
Gestion des ressources humaines
Cette activité englobe plusieurs tâches allant de l'assistance dans le recrutement des collaborateurs jusqu'à la gestion des congés en passant par la programmation des formations le cas échéant. Pour ce faire, il peut recourir à un outil informatique spécialisé. -
Élaboration et mise en œuvre d'une politique RSE
De nos jours, l'impact des activités d'une organisation sur son environnement immédiat se trouve au centre des préoccupations des dirigeants. L'office manager est donc amené à élaborer et développer la politique RSE ou responsabilité sociétale et environnementale de l'entreprise. -
Gestion comptable
En fonction de la taille de l'entreprise, il est possible qu'il soit responsable de l'élaboration et du suivi du budget. Par ailleurs, il prend en charge la comptabilité, ainsi que la planification, l'exécution et la supervision des projets. -
Communication interne et externe
Une entreprise ne peut pas vivre en autarcie. Dans cette perspective, la communication, tant interne qu'externe, tient une place prépondérante. L'OM joue ainsi un rôle essentiel dans la gestion des flux d'informations aussi bien entre la direction générale et les collaborateurs qu'avec les partenaires et les clients de l'entreprise.
Qualités et compétences requises
Compétences techniques
La polyvalence étant le maître mot de son métier, il est primordial que l'OM dispose de compétences techniques dans plusieurs domaines qui relèvent de la gestion d'entreprise :
- Compétences métier : À défaut d'être spécialisé dans une branche particulière du management, ce professionnel doit avoir des bases solides en management d'entreprise : ressources humaines, marketing, communication et commerce, finance et comptabilité, logistique, etc. De même, il doit aussi cerner les différents enjeux associés au secteur d'activité de l'entreprise qui l'emploie. Cela revêt une importance stratégique pour remédier aux problématiques propres à l'organisation et optimiser les performances des équipes.
- Compétences technologiques : À l'heure du tout numérique, la maîtrise des outils informatiques de base et spécialisés est aujourd'hui incontournable. Cela est d'autant plus vrai pour l'office manager qui touche à des domaines variés de l'entreprise afin de garantir son fonctionnement optimal et l'atteinte des objectifs. De ce fait, il faut qu'il maîtrise à la perfection les logiciels métier, bureautique et messagerie. D'autres compétences lui sont aussi très utiles : méthode de gestion de projets, langues étrangères, etc.
Aptitudes professionnelles
Le métier d'OM est exigeant à bien des égards. Pour l'exercer avec efficacité et être performant, avoir les quelques aptitudes professionnelles suivantes représente un véritable plus :
- Ouverture d'esprit.
- Autonomie et rigueur.
- Sens de l'organisation.
- Capacité d'adaptation.
- Empathie et sens relationnel.
- Maîtrise de la gestion du stress.
- Maîtrise de la gestion du temps.
- Capacité d'analyse et de synthèse…
Les contraintes du métier de directeur commercial
La diversité des missions de ce professionnel peut créer chez lui une sensation de stress. Ainsi, il doit être capable de :
- Gérer son temps
- Ses tâches.
- Respect de la confidentialité
- Priorisation
- Solitude (beaucoup d'interlocuteurs différents : salariés, direction, clients, partenaires, prestataires, etc. mais seul(e) sur son poste)
Comment devenir office manager ?
Plusieurs parcours permettent de devenir office manager :
- Bac +2 (BTS assistant de gestion, BTS comptabilité, DUT gestion des entreprises et de l'administration).
- Licence ou Master en management d'entreprise pour un poste à haute responsabilité.
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