Formation : Open-space : maîtriser les règles d'aménagement

Introduction : l'open-space de 1875 à aujourd'hui

• D'où vient l'open-space ? Quelles sont ses grandes évolutions : l'école de Chicago, le mouvement Bauhaus, Frank Lloyd Wright...
• Qu'est-ce que le « space planning » ? Comment a-t-il été introduit ?

Intégrer les spécificités et conséquences du travail en open-space 

Quels sont les différents types d'open-space ?

• Connaître le vocabulaire : bureau collectif, partagé, paysagé, ouvert... 
• Quelles sont les caractéristiques de chaque type d'aménagement ?
• Quels activités/métiers se prêtent mieux à tel ou tel type d'open-space ?

Études de cas : le pire et le meilleur de l'open-space

À partir de photos, le formateur vous présente différents exemples d'open-space. Vous analysez les qualités et les défauts de chaque aménagement, et les éléments qui pourraient être améliorés. Vous pourrez ainsi tirer de 1ères conclusions sur ce qu'il faut faire ou ne pas faire en matière d'open-space.

Cas pratique : identifier les avantages et les risques de l'open-space

Avec les autres participants, vous listez les impacts de l'open-space sur la communication entre les équipes, l'ambiance de travail, la performance, la concentration... Ainsi, vous décryptez les principales conséquences de l'open-space, ses avantages et ses inconvénients.

Comment les salariés perçoivent-ils leur espace de travail

• Les salariés sont-ils satisfaits de leur espace de travail ?
• Quelles sont les principales nuisances ressenties ?
• Sur quels leviers agir pour améliorer la qualité des espaces de travail ?

Connaître les normes et la règlementation en matière d'espaces de travail ouverts

Respecter la règlementation en vigueur pour les espaces de travail

• Que dit le Code du travail en matière de ventilation et de renouvellement de l'air ?
• Qu'en est-il de l'obligation de sécurité concernant le dispositif d'évacuation des locaux ?

Prendre en compte les recommandations et normes en matière de santé au travail dans les open-spaces

• Surface minimum par occupant
• Lumière naturelle et artificielle
• Acoustique
• Cloison
• Comprendre les différences d'enjeux lorsqu'il s'agit de règlementation ou de normes

Réfléchir en amont des projets d'aménagement : anticiper

Respecter les principes d'ergonomie pour optimiser les conditions de travail

• Maximiser le confort des occupants : bruit, lumière...
• Comment choisir les matériaux et le mobilier ?
• Travailler l'agencement du poste de travail selon les principes d'ergonomie
• Respecter les besoins sociaux fondamentaux de l'être humain

Imaginer différents types d'espaces : créer de la convivialité, permettre de travailler à plusieurs ou de s'isoler

• Comment aménager des espaces de tranquillité où les salariés peuvent s'isoler et profiter d'un moment d'intimité ?
• Prévoir des espaces de travail individuels et collectifs : box, salles de réunions...
• Les solutions pour proposer aux occupants des espaces de convivialité et d’échanges

Accompagner le changement : une étape décisive et indispensable

• Pourquoi rencontre-t-on des résistances face au changement d'espace de travail ?
• Comment consulter les occupants : enquêtes de besoins... ?
• Comment impliquer les collaborateurs : visites témoins pour s'approprier les futurs locaux... ?
• Expliquer et communiquer autour du projet en s'adaptant aux caractéristiques de la population (âge, culture, mentalité...)
• Apporter un accompagnement spécifique aux managers : quels conseils leur donner pour manager en open-space
• Anticiper l'apparition de tensions ou de conflits au sein des équipes

Mise en situation : simuler une réunion du comité de pilotage pour discuter de problématiques liées au passage en open space

Mise en situation : simuler une négociation avec la direction au sujet de l'aménagement d'un open-space

Apporter votre expertise lors d'un projet de mise en place d'espaces de travail ouverts

Intervenir aux moments opportuns dans le déroulement du projet de passage en open-space

• Intégrer l'importance de la temporalité dans ce type de projet
• Quelles sont les grandes étapes à respecter ?
• À quels moments pouvez-vous et devez-vous intervenir pour apporter votre point de vue et votre expertise ?

Les interlocuteurs en présence, leur rôle et valeur ajoutée

• Qui peut être impliqué : IRP, CHSCT, médecine du travail, responsable sécurité/HSE...
• Comment travailler en équipe pluridisciplinaire ?
• Proposer la création d'un comité de pilotage : comment le créer, quelles missions lui donner ?
• Identifier le chef de projet et ses responsabilités

Comprendre et suivre le travail des prestataires

• Quels sont les différents métiers nécessaires pour réaliser un projet d'aménagement ?
• Quel type de mission peut-on demander ?

Comment légitimer vos interventions

• Quels sont les arguments à présenter, notamment à la direction ?
• Comment donner du poids à vos arguments ?

Les ajustements après l'installation

Adopter l'angle d'approche du « projet permanent » : comment apporter des corrections

• L'espace de travail ouvert est un système vivant : comment suivre et réguler son évolution
• Apporter régulièrement des ajustements
• Prendre en considération les problématiques de pérennité de tels projets et de confiance entre l'entreprise et les collaborateurs