Formation : Organiser un évènement professionnel

Comprendre les enjeux d'un évènement professionnel

• Identifier les différents types d'évènements professionnels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes…
• Connaitre les enjeux et les spécificités de chaque type d'évènement
• Choisir un évènement légitime, marquant, original

Cas pratique : identifier son rôle et sa valeur ajoutée dans l'organisation d'un évènement

Préparer et piloter son évènement en mode projet

• Poser le cadre du projet : contexte, objectifs, délais, budget, facteurs de succès 
• Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires 
• Construire ses outils: liste de tâches, tableaux de bord, retroplanning, budget…
• Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation

Cas pratique : dérouler les différentes étapes de préparation d'un évènement

Suivre et maîtriser l'évènement : délais, budget et logistique

• Construire son rétroplanning des actions à mener… et s'y tenir
• Bâtir le budget et assurer le suivi des dépenses 
• Organiser les différents aspects logistiques et pratiques : déplacements, présences, etc.
• Contrôler, alerter et montrer ses talents de gestionnaire

Cas pratique : construire un budget et un rétroplanning.

Choisir les prestataires et négocier son budget

• Rédiger un cahier des charges et rechercher les fournisseurs 
• Construire un outil d'aide à la décision pour sélectionner les prestataires.
• Argumenter et négocier avec les prestataires pour maîtriser le budget.
• Soumettre des recommandations à sa direction.

Cas pratique : rédiger un cahier des charges et négocier auprès de son prestataire

Prendre sa place de chef de projet

• Coordonner les différents contributeurs 
• Définir les rôles et missions dans l'organisation de l'évènement.
• S'assurer que chacun connaisse ses responsabilités et objectifs
• Suivre les avancées du projet et savoir relancer avec tact
• Affirmer ses talents d'organisateur

Cas pratique : oser dire, oser demander et savoir dire non lorsque c'est nécessaire.

Communiquer sur l'évènement et autour de celui-ci

• Identifier les objectifs et les cibles de la communication.
• Choisir et réaliser les supports de communication selon le type d'évènement : invitations, catalogues, tarifs…
• Informer en interne sur l'évènement : newsletter, courriels…
• Organiser les relations presse : dossier et communiqué de presse, relations média et promotion numérique
• Assurer la couverture de l'événement : vidéo, photo

Cas pratique : rédiger un communiqué de presse, préparation d'un dossier presse

Gérer le jour J : être au cœur de l'événement

• Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
• Gérer les demandes particulières et assurer les relations publiques
• Tenir son rôle d'interface entre l'entreprise et les fournisseurs
• Superviser la clôture de l'événement
• Trucs et astuces pour gérer le prévisible et anticiper l'imprévisible

Cas pratique : travailler à la stratégie du pire pour anticiper les difficultés

Faire le bilan de l'évènement et exploiter les résultats

• Mettre à jour le budget et débriefer avec chaque prestataire
• Remercier les participants, les médias et les contributeurs
• Analyser le retour des participants et gérer les réclamations si nécessaire
• Traiter les informations recueillies avec les services concernés (marketing, commercial, RP, communication…)
• Établir un plan d'action post-événement
• Valoriser l'évènement en interne et en externe

Exercice d'application : finaliser un bilan pour préparer le futur événement

Organiser un tableau bilan pour une analyse à froid de l'événement