Formation : Apprendre à travailler dans l'urgence

Sortir de la dictature de l'urgence : redevenir maître de son temps

• Subie ou réelle, objective ou supposée, liée au métier ou à l'humain : faire le point sur les urgences de son quotidien
• Repérer les « périodes critiques » dans son activité pour que l'urgence reste exceptionnelle 
• Identifier ses pertes de temps et les éléments qui vous mettent sous pression : procrastination, perfectionnisme, papillonnage...

Cas pratique : réorganiser son travail pour être plus efficient : les clés pour mieux s'organiser et gérer son temps

Hiérarchiser l'urgence : prioriser et reconnaître les vraies urgences

• Acquérir les outils pour identifier ses priorités… même en période de rush
• Sortir du syndrome de la fausse urgence 
• S'organiser pour aller à l'essentiel : diagnostiquer rigoureusement le traitement à donner à chaque tâche en cours
• Savoir anticiper et prévoir les urgences « imprévues »

Cas pratique : construire un rétroplanning de l'urgence et de prédiction des urgences

Assumer l'urgence : garder son sang-froid

• Réagir sans « sur réagir » : trouver en soi les solutions pour ne pas se laisser submerger
• Déléguer, organiser, planifier : mettre son équipe dans un stress stimulant
• Se montrer exemplaire et maintenir une bonne communication en période de rush
• Décider sans se précipiter

Atelier « Keep Cool et Self Control » : garder son calme en période de rush, trucs et astuces pour reprendre le contrôle de soi

Gérer le temps relationnel

• Traiter les dérangements et les interruptions avec tact et diplomatie
• Travailler dans une entreprise qui a développé une culture de l'urgence
• Repérer ses marges de négociation d'un délai sur le fond et la forme
• Prendre le temps d'être dans le relationnel et créer de bonnes conditions de travail

Cas pratique : développer son adaptabilité en situation et s'entraîner sur des situations concrètes des participants

Savoir se surpasser sans s'épuiser

• Optimiser l'équation Temps/Exigence client/Exigence personnelle
• Faire le choix ou non du « multi tasking » selon sa personnalité
• Donner du rythme à ses journées : créer ses périodes d'intensité et s'autoriser des pauses
• Exploiter le potentiel des NTIC et des Smartphones pour éviter le « technostress »

Cas pratiques : travailler sur sa courbe d'énergie et ses rythmes

Débriefer de l'urgence : mettre en place un process de travail

• Sortir du « vertige positif de l'urgence » et de la culture de l'immédiateté
• Faire le bilan de l'urgence :
• identifier les problèmes
• repérer récurrences et périodicité
• alerter et modifier les process

Cas pratique : mettre en place un process de travail à l'issue d'une période de rush

Mettre en place un process de travail à l'issue d'une période de rush pour capitaliser et intégrer la gestion de certaines urgences dans ses pratiques