Formation : Outlook et Gmail : maîtriser sa messagerie électronique pour gagner du temps

1. Transformer sa boîte de réception en un véritable outil de gestion du temps

• Personnaliser son interface : rubans, dossiers favoris et catégories d’emails
• Définir une stratégie de gestion des emails : analyse des méthodes existantes pour traiter un volume important
• Création d’un système d’automatisation personnalisé : règles de tri, réponses automatiques (catégorisation automatique, classement par priorité), actions rapides par tâches spécifiques
• Filtrer efficacement : utiliser les filtres avancés pour identifier les emails urgents et éliminer les spams ou messages indésirables

Cas pratique : Personnaliser son interface et créer sa stratégie pour traiter et prioriser en fonction de son quotidien professionnel.

2. Exploiter les fonctionnalités avancées de recherche et d'archivage

• Gérer intelligemment les archives : créer un plan d’archivage et de suppression automatique pour alléger la boîte de réception tout en conservant l'accès aux informations importantes
• Retrouver rapidement des informations précises : utiliser les options avancées de recherche (mots-clés, filtres spécifiques, types d’attachements)
• Exploiter les pièces jointes et emails lourds : réduire les volumes d’emails

Cas pratique : Organiser et archiver ses emails selon un plan d’archivage, avec un exercice sur la recherche d’un email spécifique dans une boîte encombrée.

3. Organiser son temps et ses priorités avec l’agenda

• Suivi des emails et des tâches : transformer un email en tâche ou en rendez-vous, mettre en place des rappels automatiques et utiliser des tableaux de bord
• Planifier efficacement avec l’agenda : gérer les événements ponctuels et récurrents, planifier des réunions collaboratives et synchroniser son agenda
• Collaborer via l’agenda partagé : utiliser les fonctionnalités collaboratives pour partager des calendriers, organiser des réunions et suivre des tâches en commun
• Indicateurs de suivi : utiliser des indicateurs visuels (couleurs, catégories) pour hiérarchiser les tâches et les événements dans l’agenda

Cas pratique : Planifier un projet commun incluant des réunions, des événements, la création et le suivi des tâches avec des tableaux de bord et des rappels.

4. Structurer son carnet d’adresses et gérer ses absences

• Optimiser la gestion du carnet d’adresses : catégoriser ses contacts, créer des listes de diffusion, et synchroniser les informations
• Configurer les réponses automatiques d’absence : personnaliser les messages d'absence pour maintenir une bonne communication

Cas pratique : Organiser son carnet d’adresses professionnel et créer des groupes de contacts pour des communications ciblées. Configurer un message d’absence.