Formation : Outlook et Gmail : maîtriser sa messagerie électronique pour gagner du temps

Les 5 clés pour exploiter tout le potentiel de votre messagerie électronique professionnelle

1 Jour - 7 Heures
Présentiel ou à distance
Réf 10100

Formation
Programme

Dans un environnement numérique où les emails et les messages affluent chaque jour, savoir gérer efficacement sa messagerie électronique devient une compétence indispensable. Cette formation pratique vous guide pour mieux utiliser Outlook et Gmail, deux des logiciels les plus répandus. Vous apprendrez à organiser votre boîte de réception, à automatiser les tâches récurrentes, et à classer vos courriers électroniques pour gagner en efficacité et en sérénité. Grâce à des exercices concrets, vous transformerez votre messagerie en véritable outil de gestion du temps, simplifiant ainsi votre quotidien professionnel.

Maîtriser les fonctionnalités avancées d'Outlook et Gmail, pour une gestion optimale des emails.
Automatiser les actions répétitives grâce aux règles et filtres.
Organiser et classer efficacement les messages pour éviter l'encombrement de votre boîte de réception.
Utiliser les fonctionnalités collaboratives pour optimiser la communication avec les collaborateurs.
Découvrir des astuces pour une utilisation plus efficace de votre messagerie dans un contexte professionnel.

Objectifs

Optimiser l'interface et automatiser la gestion des emails pour gagner du temps
Archiver et retrouver rapidement les informations grâce à des outils de recherche avancés
Planifier et prioriser ses tâches et événements avec l’agenda partagé et des indicateurs visuels

Pré-requis

Apporter son ordinateur portable

Cibles

Collaborateurs souhaitant maximiser leur efficacité dans l'utilisation d'Outlook et/ou Gmail

Les plus

Déclinable en format individuel, intra-entreprise et sur-mesure

Modalités pédagogiques

Des journées pratico-pratiques : chaque participant repart avec son plan d’action immédiat

Suivi et évaluation des acquis

Evaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

Indicateurs de résultat et taux de réussite prochainement disponibles

Ce produit a été mis à jour le 30 décembre 2024

1. Transformer sa boîte de réception en un véritable outil de gestion du temps

Personnaliser son interface : rubans, dossiers favoris et catégories d’emails
Définir une stratégie de gestion des emails : analyse des méthodes existantes pour traiter un volume important
Création d’un système d’automatisation personnalisé : règles de tri, réponses automatiques (catégorisation automatique, classement par priorité), actions rapides par tâches spécifiques
Filtrer efficacement : utiliser les filtres avancés pour identifier les emails urgents et éliminer les spams ou messages indésirables

Cas pratique : Personnaliser son interface et créer sa stratégie pour traiter et prioriser en fonction de son quotidien professionnel.

2. Exploiter les fonctionnalités avancées de recherche et d'archivage

Gérer intelligemment les archives : créer un plan d’archivage et de suppression automatique pour alléger la boîte de réception tout en conservant l'accès aux informations importantes
Retrouver rapidement des informations précises : utiliser les options avancées de recherche (mots-clés, filtres spécifiques, types d’attachements)
Exploiter les pièces jointes et emails lourds : réduire les volumes d’emails

Cas pratique : Organiser et archiver ses emails selon un plan d’archivage, avec un exercice sur la recherche d’un email spécifique dans une boîte encombrée.

3. Organiser son temps et ses priorités avec l’agenda

Suivi des emails et des tâches : transformer un email en tâche ou en rendez-vous, mettre en place des rappels automatiques et utiliser des tableaux de bord
Planifier efficacement avec l’agenda : gérer les événements ponctuels et récurrents, planifier des réunions collaboratives et synchroniser son agenda
Collaborer via l’agenda partagé : utiliser les fonctionnalités collaboratives pour partager des calendriers, organiser des réunions et suivre des tâches en commun
Indicateurs de suivi : utiliser des indicateurs visuels (couleurs, catégories) pour hiérarchiser les tâches et les événements dans l’agenda

Cas pratique : Planifier un projet commun incluant des réunions, des événements, la création et le suivi des tâches avec des tableaux de bord et des rappels.

4. Structurer son carnet d’adresses et gérer ses absences

Optimiser la gestion du carnet d’adresses : catégoriser ses contacts, créer des listes de diffusion, et synchroniser les informations
Configurer les réponses automatiques d’absence : personnaliser les messages d'absence pour maintenir une bonne communication

Cas pratique : Organiser son carnet d’adresses professionnel et créer des groupes de contacts pour des communications ciblées. Configurer un message d’absence.