Formation : Dossier patient et archives médicales à l'hôpital

Jour 1 de la formation

Échanges de pratiques

Présentation des archives par chacun des participants sous la conduite de l'intervenant avec échanges entre participants et ce afin que chaque participant connaisse d'autres organisations et pratiques en matière d'archivage avec des conseils de l'intervenant.

Le cadre juridique du dossier patient et des archives médicales

• Évolution législative du dossier patient, du DMP et des archives : points clés de la Loi Kouchner mars 2002 à aujourd'hui, cadre légal et règlementaire
• Exigences du dossier patient, du DMP et des archives : distinction, définition légale et opérationnelle des archives, cycle de vie des archives, lien entre dossier patient, DMP et archives

Le contenu et la valeur probante du dossier patient

• Contenu juridique du dossier patient : liste des documents et informations, contenu du dossier médical, règles de tenue du dossier
• Valeur probante du dossier papier et dossier dématérialisé : textes relatifs à la preuve de l'écrit (support papier et informatique)
• Lien entre dossier et archives

Lieu de conservation du dossier patient et des archives

• Distinction entre archives médicales et archives administratives
• Localisation des archives à l'hôpital et GHT : références légales et règlementaires, entités assurant la conservation sur support papier, lieu de conservation sur support informatique pour les EPS, communauté Hospitalière et Groupement Hospitalier de Territoire, normes d'archivage
• Qui peut utiliser les dossiers patients à l'Hôpital ou chez le PSL ?
• Qui gère le dossier (habilitation, traçabilité, sécurité et hébergement) : prise en charge, gestion des habilitations et du dossier patient papier et informatisé (traçabilité et sécurité des accès)
• Les garants des données de santé à caractère personnel : responsable du traitement, DIM, Médecin de l'hébergeur

Jour 2 de la formation

Conservation des dossiers patient

• Durée de conservation des archives, du dossier patient et DMP
• Prescription de l'action en responsabilité
• Délais de communication et accès aux archives publiques des dossiers de santé

Élimination des archives

• Conditions d'élimination des archives et obligations de destruction du dossier patient : textes et principes
• Procédure d'élimination des archives : élimination à l'issue de la période légale de conservation, élimination anticipée des dossiers médicaux après numérisation
• Copies inutiles

Accès au dossier patient par le patient ou les ayant-droits

• Qui peut y accéder ?
• À qui demander ?
• Accès au dossier médical
• Informations consultables : principe et réalité

Externalisation des archives informatisées et papier

• Contenu des archives (article R.1112-2 du CSP)
• Cadres légaux et règlementaires
• Processus d'hébergement sur support papier ou informatisé
• Processus de demande d'avis aux archives
• Agrément : hébergeurs support papier et hébergeurs support informatisé

Numérisation des archives

• Panorama des normes et des standards de transfert de données médicales
• Documents électroniques : quels supports d'archivage choisir
• Conservation des dossiers : microfiches et logiciels caducs
• Sécurité et horodatage électronique

Adapter la gestion du dossier patient et des archives médicales aux évolutions de l'hôpital et établir un diagnostic sur le service concerné

• Moderniser la gestion des archives médicales et du dossier patient : l'impact de la mise en place du DMP et la place des archives dans la coopération sanitaire
• Confronter les besoins des services médicaux et le fonctionnement du service des archives : délais de réponse, dysfonctionnements, chasse aux copies inutiles
• Comprendre les différentes logiques de travail des services de l'hôpital pour assurer une accessibilité optimale aux archives médicales
• Situer le service archives dans le système d'information de l'hôpital
• Gérer vos nouvelles archives électroniques : assurer l'interopérabilité des différents systèmes et harmoniser les niveaux d'avancement de chaque service
• Quelle nouvelle organisation du service des archives face à ces évolutions ?

Achat DPI, externalisation d'archivage et numérisation

• Enjeux financier des achats pour les archives : minimiser l'impact budgétaire du processus d'acquisition, les solutions logistiques de numérisation (logique d'achat et choix de procédure)
• Exigences légales, règlementaires, normatives et cadre contractuel
• Recommandation de rédaction : trames de cahier des charges d'une solution progiciel DPI, d'externalisation d'archivage et de numérisation 
• Choix des meilleures procédures

Sanctions du non-respect des obligations légales

Respect de sa vie privée et secret des informations