Formation : Piloter les prestataires des services généraux

1 Jour - 7 Heures
Présentiel ou à distance
Réf 10003

Formation
Programme

Une prestation peu ou pas suivie peut coûter cher ou faire perdre du temps sur le long terme. Les prestations des services généraux (propreté, gardiennage, accueil, maintenance, courrier...) nécessitent un suivi et des contrôles réguliers pour garantir le respect du cahier des charges.

Cette formation méthodologique vous permettra de mettre en place un pilotage efficace de vos prestataires et d'améliorer vos pratiques.

Objectifs

Suivre les prestataires des services généraux : outils et méthodes
Contrôler les prestations et veiller au respect du cahier des charges
S'organiser et piloter la relation dans la durée

Pré-requis

Avoir un minimum de connaissance dans les services généraux

Cibles

Responsable et Chargé des services généraux
Assistant des services généraux
Acheteur
Toute personne qui pilote les prestations des services généraux

Les plus

Réalisez votre Auto-diagnostic : comment pilotez-vous vos prestations SGX ?

Modalités pédagogiques

Une formation illustrée par des expériences vécues
De nombreux outils pratiques utiles au quotidien
Un jeu de rôle pour améliorer vos entretiens avec vos prestataires

Suivi et évaluation des acquis

Évaluation des acquis en amont via un questionnaire d’auto-positionnement et en aval via un questionnaire d’évaluation rempli par le formateur sur la base des mises en situation réalisées en formation
Distanciel : contenu et durée identiques + pédagogie adaptée + assistance technique 5j/7 (disponible par mail : [email protected])
Un support de cours est remis à chaque stagiaire

Indicateurs de résultats

Indicateurs de résultat et taux de réussite prochainement disponibles

Ce produit a été mis à jour le 31 juillet 2024

Jour 1 de la formation

Auto-diagnostic : comment pilotez-vous vos prestations dédiées à l'environnement de travail et aux services généraux aujourd'hui ?

Étude de cas : analyse de prestations de propreté, gardiennage, accueil, maintenance et courrier

Sélectionner vos prestataires

Identifier les besoins de l'entreprise et la prestation attendue
Définir des critères de sélection pertinents pour ensuite faciliter le suivi
Quel prix payer ?

Les outils pour assurer un suivi efficace des prestataires des services généraux

Rédiger le cahier des charges : comment indiquer précisément les besoins ?
S'appuyer sur le contrat pour piloter les prestations
Construire un tableau de bord de suivi : indicateurs clés
Piloter les interventions ponctuelles du bon de commande à la recette de la prestation
S'organiser au quotidien : conseils pratiques

Mettre en place des contrôles réguliers

Planifier les contrôles pour gagner du temps
Les contrôles « qualité » et les visites de site : identifier les dysfonctionnements
Le contrôle des ressources mises en place par le prestataire
Le contrôle économique et la facturation
La main-courante : constater les anomalies et les actions curatives

Repérer les points clés d'un contrat de prestations

S'assurer que la prestation attendue corresponde au cahier des charges et puisse évoluer
Évaluer l'aptitude du prestataire à être force de proposition pendant la durée du contrat
Veiller à la qualité de la formation du personnel employé par le prestataire
Le plan de progrès

Développer une relation constructive dans la durée

Comment organiser les rencontres avec le prestataire ?
Communiquer efficacement : les bonnes pratiques
Savoir travailler en coordination avec le service achats

Mettre en place un plan de progrès

Assurer une veille technologique et un benchmark (pratiques du marché, principaux fournisseurs…) : les sources utiles au quotidien pour les services généraux
Fixer des objectifs et vérifier leur atteinte

Jeu de rôle : simulation d'un entretien avec un prestataire

Le formateur joue le rôle du prestataire et le stagiaire celui du client. Chaque participant fera le point sur une activité de son choix (accueil, propreté, gardiennage…) en posant les questions qu'il juge utiles. Un débriefing lui apportera des clés pour mieux conduire ses prochains entretiens.